InkFlow is an all-in-one tattoo artist booking and client management software. It automates Instagram DM responses, organizes client inquiries, manages appointments, handles digital consent forms, and helps tattoo artists book more clients with less hassle.

How does InkFlow automate Instagram DMs for tattoo artists?

InkFlow connects to your Instagram account and automatically responds to booking inquiries in your DMs. It sends FAQ auto-replies, collects client information, and routes serious booking requests to your calendar — all without you manually responding to every message.

Does InkFlow support digital tattoo consent forms?

Yes. InkFlow's Pro and Studio plans include fully digital, customizable tattoo consent forms that clients can sign online before their appointment, saving time and keeping your records organized.

Can I manage multiple tattoo artists with InkFlow?

Yes, the InkFlow Studio plan supports up to 5 artists and includes team management, a shared client database, and centralized booking and inbox management for the whole studio.

How much does InkFlow cost?

InkFlow offers three plans: Starter at $29/month for solo artists, Pro at $60/month for established artists, and Studio at $225/month for tattoo studios with up to 5 artists. Annual billing is available at a discounted rate.

Does InkFlow work for tattoo studios?

Yes. InkFlow's Studio plan is built for tattoo studios and includes multi-artist support, team management tools, a shared client database, advanced scheduling, and priority customer support.

Can clients book tattoo appointments online through InkFlow?

Yes. InkFlow provides an online booking system where clients can submit tattoo requests, describe their design ideas, and book appointments. Artists can then review, accept, or reject requests directly from the dashboard.

What is the best tattoo booking software for Instagram?

InkFlow is purpose-built for tattoo artists who rely on Instagram for their bookings. It directly integrates with your Instagram DMs to automate responses, qualify leads, and convert followers into booked appointments — making it the best tattoo booking software for Instagram-first artists.

InkFlow 用户指南

掌握 InkFlow 并优化您的纹身业务所需了解的一切

快速导航

快速入门

1. 完善您的个人资料

前往设置 → 个人资料
添加您的显示名称、简介和联系信息
头像将自动从您已连接的 Instagram 账号获取
设置用于接收客户回复的商务邮箱

2. 连接 Instagram

前往设置 → Instagram
点击「连接 Instagram 账号」
使用您的 Instagram 商业账号登录
授予 InkFlow 相应权限
您的 Instagram 私信将自动同步！

重要提示：您需要拥有 Instagram 企业账号或创作者账号，而非个人账号。

3. 探索控制台

查看统计数据：新询盘、预约和收入
查看最近的客户消息
查看即将到来的预约
跟踪待处理的定金

Instagram 集成

Instagram 同步的工作原理

InkFlow 自动实时接收所有 Instagram 私信
客户消息即时显示在收件箱中
您可以直接在 InkFlow 中回复
所有对话记录均已保存，可随时搜索

发送消息

前往收件箱或点击某位客户
在聊天框中输入您的消息
点击发送——消息将直接发送到 Instagram
如果 Instagram 发送失败，InkFlow 会自动通过邮件发送！

Instagram 消息时间窗口

24小时窗口：客户回复的标准消息窗口
7天窗口：使用人工客服标签的扩展消息窗口
7天内：所有消息通过 Instagram 私信发送
7天后：消息自动切换为邮件发送
邮件回退无缝衔接——客户不会察觉任何差别！

FAQ 自动回复

设置自动回复

前往设置 → FAQ
点击「添加 FAQ」
添加关键词（例如：「价格」、「每小时」、「费用」）
编写您的回复消息
开启「启用」开关以激活

工作原理

当客户发送包含关键词的消息时，InkFlow 立即自动回复
关键词匹配不区分大小写
按单词边界匹配（不会匹配部分单词）
每个 FAQ 可以添加多个关键词
非常适合回答定价、档期、预约流程等问题

专业技巧

使用常见变体：「价格」、「费用」、「多少钱」、「收费」
保持回复的友好和对话感
加入行动号召：「定制报价请私信我！」
按季节或价格变动时更新 FAQ

客户管理

添加客户

客户在 Instagram 上私信您时会自动添加
或手动添加：前往客户 → 添加客户
输入客户的姓名、邮箱、电话和 Instagram 账号
添加关于设计偏好或过敏情况的备注

客户档案

查看与客户的所有消息
查看预约历史和即将到来的预约
跟踪付款和定金
发送同意书、接待表单和定金请求
添加内部备注（客户看不到）

向客户发送消息

打开任意客户档案
在聊天框中输入消息
InkFlow 优先尝试 Instagram，失败则回退到邮件
邮件回复将直接发送到您的商务邮箱

回头客标记

再次预约的客户将自动标记为回头客
「回头客」徽章显示在其档案和收件箱中
利用此功能为其提供优先候补名单或 VIP 待遇
帮助您一眼识别并回馈忠实客户

预约与安排

创建预约

前往日历 → 新建预约
选择客户（或新建客户）
选择日期、时间和时长
添加会话详情和价格
如需要，设置定金金额
通过 Instagram 或邮件发送预约确认

管理预约

在日历视图中查看所有预约
按即将到来、已过去或全部筛选
收到定金后标记为已付款
向客户发送预约提醒
根据需要改期或取消

预约提醒

InkFlow 通过 Instagram 自动发送提醒
提醒在预约前 24 小时发送
包含预约详情和您的地址
Instagram 不可用时回退到邮件

日历订阅 (iCal)

将预约导出到任意日历应用（Google、Apple、Outlook）
前往设置 → 个人资料，找到您的日历订阅 URL
复制 iCal 链接并在您常用的日历应用中订阅
预约新增或更改时日历自动同步

定金与付款

发送定金请求

创建预约后，定金输入提示将自动显示
输入定金金额（最低 $10）
选择付款方式：Stripe 或自定义链接
InkFlow 通过 Instagram 私信或邮件将链接发送给客户
收到付款后标记为已付款

付款方式

选项 1 — Stripe：在设置 → 集成中连接您的 Stripe 账号，自动生成结账链接
选项 2 — 自定义链接：在设置 → 集成中添加您的 Venmo、Cash App、PayPal 或 Zelle 链接
可同时配置两种方式，每次发送定金时自行选择
InkFlow 将您选择的链接发送给客户

设置自定义付款链接

前往设置 → 集成 → 自定义付款链接
粘贴您的付款主页 URL（例如：venmo.com/u/yourname 或 cash.app/$yourname）
保存后，该链接将在发送定金请求时显示为选项
客户将收到包含定金金额的消息和您的链接

项目付款计划

多会话项目：前往项目 → 新建项目
设置付款计划（例如：3次会话，每次 $500）
通过 Stripe 为每次会话发送付款请求
跟踪已完成的付款

Stripe Connect

通过设置 → 集成连接您自己的 Stripe 账号
客户通过 Stripe 安全付款——款项直接转入您的账户
InkFlow 生成结账链接，并通过 Instagram 或邮件自动发送
在 Stripe 控制台查看提款和交易历史

同意书与接待表单

创建表单

前往设置 → 接待表单，自定义您的接待表单
根据您的流程添加或删除问题
使用您的工作室名称和业务信息进行自定义
另存为默认模板，便于在所有客户中重复使用

向客户发送表单

打开客户档案
点击「发送同意书」或「发送接待表单」
InkFlow 生成唯一链接
链接通过 Instagram 私信或邮件发送
客户填写完毕后您将收到通知

查看回复

前往表单 → 提交记录
查看所有已填写的表单
下载 PDF 存档
表单安全存储

售后护理系统

设置售后护理模板

前往设置 → 售后护理模板
创建三种消息类型：
• 即时：会话结束后立即发送
• 第3天：3天后的跟进
• 第14天：2周后的照片请求
根据您的风格和流程自定义护理说明

发送售后护理

创建或编辑预约
勾选「启用售后护理」
选择要发送的消息（即时、第3天、第14天）
售后护理根据预约日期自动发送
优先使用 Instagram，7天后回退到邮件

Instagram + 邮件回退

7天内：通过 Instagram 私信发送（人工客服标签）
7天后：自动切换为邮件
邮件显示为「您的姓名 via InkFlow」
客户的回复直接发送到您的商务邮箱
您永远不会与客户失去联系！

候补名单管理

将客户加入候补名单

前往候补名单 → 添加到候补名单
选择客户
选择通知类型：
• 名额开放：有取消时
• 优先通道：VIP 提前预约
可选填可用的日期/时间

发送候补名单通知

有名额开放时，前往候补名单
选择要通知的客户
点击「发送通知」
消息通过 Instagram 或邮件发送
最先回复的人获得名额！

管理优先通道

为回头客提供优先预约权
在公开宣布前提前通知他们
增强客户忠诚度，更快填满日程

邮件回退系统

邮件回退的工作原理

InkFlow 始终优先尝试 Instagram 私信
如果 Instagram 失败或不可用，自动发送邮件
邮件显示为：「您的姓名 via InkFlow <info@inkflowtattoo.com>」
回复地址设置为您的商务邮箱
客户的回复直接发送给您！

邮件回退的触发条件

Instagram 连接出现问题
客户尚未主动向您发送消息（无发件人 ID）
超出 24 小时消息窗口
7天后的售后护理消息
客户没有 Instagram 账号但有邮箱

优势

永远不会与客户失去联系
专业的邮件呈现
客户可以直接回复您
适用于定金、付款、候补名单和消息
无缝切换——客户察觉不到任何区别！

收件箱与消息

管理收件箱

所有 Instagram 私信显示在收件箱中
实时更新——无需刷新
按新建、已联系、已预约筛选
搜索特定客户或消息
将询盘标记为已联系或已预约

询盘工作流程

新私信到达 → 显示为「新建」询盘
回复客户 → 自动标记为「已联系」
创建预约 → 自动标记为「已预约」
跟踪转化率和响应时间

消息功能

查看完整的对话历史
查看客户信息侧边栏
快捷操作：发送表单、请求定金、创建预约
直接在收件箱中将询盘标记为已联系或已预约

设置与自定义

个人资料设置

更新您的显示名称和简介
设置商务邮箱和电话
头像将自动从您已连接的 Instagram 账号获取
配置通知偏好

Instagram 设置

连接/断开 Instagram
查看连接状态
如需要，刷新访问令牌
测试私信功能

业务设置

设置时区以确保预约时间准确
添加您的业务地址（包含在预约提醒中）
复制日历订阅 URL，通过 Google、Apple 或 Outlook 订阅
在设置 → 售后护理模板中管理您的售后护理模板

通知设置

新询盘和预约更新的邮件通知
新私信和预约提醒的推送通知
通过设置 → 推送通知启用网页推送
iOS 用户：将 InkFlow 安装为 PWA 以获得完整推送通知支持
在通知偏好下配置每个事件的设置

专业技巧与最佳实践

最大化转化率

在 1 小时内回复询盘以获得最佳效果
使用 FAQ 自动回复实现即时互动
提前发送接待表单以筛选潜在客户
请求定金以确认预约
通过售后护理跟进以增强客户忠诚度

保持井然有序

在客户档案中添加详细备注
使用回头客标记识别忠实客户和 VIP 客户
实时更新日历
每天安排时间查看收件箱
将询盘标记为已联系或已预约以跟踪您的转化漏斗

打造您的品牌

自定义 FAQ 自动回复以契合您的品牌声音
在所有接触点使用一致的沟通风格
将新客户引导到您的 Instagram——InkFlow 负责处理其余一切
发布客户评价和愈合后的作品以扩充您的作品集
利用候补名单制造需求，快速填补取消名额

避免常见错误

别忘了为预约启用售后护理
始终核实客户的邮箱地址
发送前测试您的付款链接
保持 Instagram 连接正常（每月检查）
定期备份客户数据

草图审批

上传草图

前往草图 → 新建草图
选择客户并上传您的设计文件
为客户添加备注或说明
在准备好分享前保存为草稿

发送审批

打开草图，点击「发送给客户」
InkFlow 生成唯一的公开查看链接
链接通过 Instagram 私信或邮件发送
客户无需账号即可查看草图
客户回复后您将收到通知

跟踪状态

草图状态流转：草稿 → 已发送 → 已批准 / 已请求修改
在草图页面查看所有草图及其状态
已批准的草图保存到客户档案中
修改请求包含客户的反馈备注

作品集与项目

多会话项目

将相关会话归组：前往项目 → 新建项目
为每次会话添加日期、价格和时长
跟踪每次会话的付款状态
适合跨多次到访的大型作品、整袖或整背纹身

构建您的作品集

前往作品集查看已完成作品的图库
上传愈合后或完成的照片以展示您的风格
照片可手动添加或通过售后护理自动收集
当客户通过售后护理提交愈合照片时，您可以批准将其添加到作品集

从售后护理自动添加

在第14天售后护理模板中启用「请求照片」
客户会收到自动消息，请求提供愈合照片
已批准的照片直接添加到您的作品集
无需手动上传——自动完成

推送通知

启用推送通知

前往设置 → 推送通知
点击「启用推送通知」
出现提示时允许浏览器权限
通知在桌面端和 Android 浏览器上可用

iOS（iPhone/iPad）支持

在 iPhone 或 iPad 的 Safari 中打开 InkFlow
点击分享按钮，然后选择「添加到主屏幕」
从主屏幕图标打开 InkFlow（而非 Safari）
前往设置 → 推送通知并启用
您现在将像原生应用一样收到推送提醒

iOS 推送通知需要通过 Safari 的「添加到主屏幕」选项将 InkFlow 安装为 PWA。

您将收到哪些通知

新的 Instagram 私信和询盘
预约确认请求
即将到来的预约提醒（提前24小时）
客户表单提交和草图审批

工作室管理

设置您的工作室

工作室套餐可用——通过设置 → 账单升级
前往设置 → 工作室管理您的工作室
输入艺术家的邮箱地址以添加他们
艺术家将收到邀请并创建自己的 InkFlow 账号

工作室访问权限说明

作为工作室所有者，您可以查看所有艺术家的数据
每位艺术家只能看到自己的客户、预约和消息
工作室套餐中的艺术家无需额外付费即可使用 Pro 级账号
角色：所有者（完全访问）和艺术家（个人访问）

管理工作室艺术家

随时在设置 → 工作室中添加或移除艺术家
根据需要更新艺术家的显示名称或详情
所有数据安全隔离——艺术家无法查看彼此的客户
工作室所有者可以监控整个团队的预约和收入

需要帮助？

找不到您需要的信息？我们的支持团队随时为您提供帮助，让您充分利用 InkFlow。

联系支持开始使用 InkFlow