Руководство пользователя InkFlow

Всё, что нужно знать для работы с InkFlow и оптимизации вашего тату-бизнеса

Быстрая навигация

Начало работы

1. Заполните профиль

  • Перейдите в Настройки → Профиль
  • Добавьте отображаемое имя, биографию и контактную информацию
  • Фото профиля автоматически берётся из подключённого аккаунта Instagram
  • Укажите рабочий email для ответов клиентам

2. Подключите Instagram

  • Перейдите в Настройки → Instagram
  • Нажмите «Подключить аккаунт Instagram»
  • Войдите в бизнес-аккаунт Instagram
  • Предоставьте разрешения InkFlow
  • Теперь ваши Директ-сообщения Instagram будут синхронизироваться автоматически!

Важно: вам нужен бизнес-аккаунт или аккаунт автора Instagram, а не личный аккаунт.

3. Изучите панель управления

  • Просматривайте статистику: новые запросы, бронирования и доход
  • Смотрите последние сообщения клиентов
  • Проверяйте предстоящие записи
  • Следите за ожидающими предоплатами

Интеграция с Instagram

Как работает синхронизация с Instagram

  • InkFlow автоматически получает все Директ-сообщения Instagram в реальном времени
  • Сообщения клиентов мгновенно появляются во Входящих
  • Вы можете отвечать прямо из InkFlow
  • Вся история переписки сохраняется и доступна для поиска

Отправка сообщений

  • Перейдите во Входящие или нажмите на клиента
  • Введите сообщение в поле чата
  • Нажмите «Отправить» — сообщение уйдёт напрямую в Instagram
  • Если Instagram недоступен, InkFlow автоматически отправит по email!

Окна сообщений Instagram

  • 24-часовое окно: стандартное окно для ответов клиентам
  • 7-дневное окно: расширенный обмен сообщениями с тегом живого агента
  • В течение 7 дней: все сообщения отправляются через Instagram Директ
  • После 7 дней: сообщения автоматически переключаются на email
  • Переключение на email незаметно — клиенты не почувствуют разницы!

Автоответы FAQ

Настройка автоответов

  • Перейдите в Настройки → FAQ
  • Нажмите «Добавить FAQ»
  • Добавьте ключевые слова (например, «цена», «час», «стоимость»)
  • Напишите текст ответа
  • Переключите «Включено», чтобы активировать

Как это работает

  • Когда клиент пишет ключевое слово, InkFlow мгновенно отвечает автоматически
  • Ключевые слова сопоставляются без учёта регистра
  • Работает по границам слов (не срабатывает на части слов)
  • К одному FAQ можно добавить несколько ключевых слов
  • Отлично подходит для вопросов о ценах, записи, процессе работы и т.д.

Советы профессионала

  • Используйте распространённые варианты: «цена», «стоимость», «сколько стоит», «тарифы»
  • Сохраняйте дружелюбный и разговорный стиль ответов
  • Добавьте призыв к действию: «Напишите в директ для индивидуальной оценки!»
  • Обновляйте FAQ по сезону или при изменении цен

Управление клиентами

Добавление клиентов

  • Клиенты добавляются автоматически, когда пишут вам в Директ Instagram
  • Или добавьте вручную: перейдите в Клиенты → Добавить клиента
  • Укажите имя, email, телефон и ник в Instagram
  • Добавьте заметки о предпочтениях в дизайне или аллергиях

Профили клиентов

  • Просматривайте все сообщения с клиентом
  • Смотрите историю записей и предстоящие встречи
  • Отслеживайте платежи и предоплаты
  • Отправляйте формы согласия, анкеты и запросы на предоплату
  • Добавляйте внутренние заметки (клиенты их не видят)

Переписка с клиентами

  • Откройте любой профиль клиента
  • Введите сообщение в поле чата
  • InkFlow сначала пробует Instagram, затем переключается на email
  • Ответы по email приходят прямо на ваш рабочий адрес

Метка постоянного клиента

  • Клиенты, которые бронируют повторно, автоматически помечаются как постоянные
  • Значок «Постоянный» отображается в профиле и во Входящих
  • Используйте это для предоставления приоритетного доступа к листу ожидания или VIP-обслуживания
  • Помогает сразу узнавать и поощрять лояльных клиентов

Записи и встречи

Создание записи

  • Перейдите в Календарь → Новая запись
  • Выберите клиента (или создайте нового)
  • Укажите дату, время и продолжительность
  • Добавьте детали сеанса и стоимость
  • При необходимости укажите сумму предоплаты
  • Отправьте подтверждение записи через Instagram или email

Управление записями

  • Просматривайте все записи в виде календаря
  • Фильтруйте по предстоящим, прошедшим или всем
  • Отмечайте предоплаты как полученные
  • Отправляйте клиентам напоминания о записях
  • При необходимости переносите или отменяйте

Напоминания о записях

  • InkFlow автоматически отправляет напоминания через Instagram
  • Напоминания отправляются за 24 часа до записи
  • Включают детали встречи и ваш адрес
  • При недоступности Instagram переключается на email

Лента календаря (iCal)

  • Экспортируйте записи в любое приложение-календарь (Google, Apple, Outlook)
  • Перейдите в Настройки → Профиль, чтобы найти URL ленты календаря
  • Скопируйте ссылку iCal и подпишитесь в удобном приложении-календаре
  • Календарь автоматически синхронизируется при добавлении или изменении записей

Предоплаты и платежи

Отправка запросов на предоплату

  • Создайте запись — запрос на предоплату появится автоматически
  • Введите сумму предоплаты (минимум $10)
  • Выберите способ оплаты: Stripe или пользовательская ссылка
  • InkFlow отправит ссылку клиенту через Instagram Директ или email
  • Отметьте как оплачено после получения платежа

Способы оплаты

  • Вариант 1 — Stripe: подключите Stripe в Настройки → Интеграции для автоматических ссылок на оплату
  • Вариант 2 — Пользовательская ссылка: добавьте вашу ссылку Venmo, Cash App, PayPal или Zelle в Настройки → Интеграции
  • Можно настроить оба варианта и выбирать при отправке каждой предоплаты
  • InkFlow отправит выбранную вами ссылку клиенту

Настройка пользовательской ссылки для оплаты

  • Перейдите в Настройки → Интеграции → Пользовательская ссылка для оплаты
  • Вставьте URL вашего платёжного профиля (например, venmo.com/u/yourname или cash.app/$yourname)
  • Сохраните — теперь она будет доступна как опция при отправке запросов на предоплату
  • Клиент получит вашу ссылку с суммой предоплаты в сообщении

Графики оплаты по проектам

  • Для многосеансовых проектов: перейдите в Проекты → Новый проект
  • Настройте график оплаты (например, 3 сеанса по $500 каждый)
  • Отправляйте запросы на оплату за каждый сеанс через Stripe
  • Отслеживайте выполненные платежи

Stripe Connect

  • Подключите свой аккаунт Stripe в Настройки → Интеграции
  • Клиенты безопасно оплачивают через Stripe — средства поступают напрямую к вам
  • InkFlow генерирует ссылку на оплату и автоматически отправляет её через Instagram или email
  • Смотрите выплаты и историю транзакций в панели управления Stripe

Формы согласия и анкеты

Создание форм

  • Перейдите в Настройки → Анкета, чтобы настроить форму
  • Добавляйте или удаляйте вопросы в соответствии с вашим процессом
  • Настройте под название студии и данные о бизнесе
  • Сохраните как шаблон по умолчанию для повторного использования

Отправка форм клиентам

  • Откройте профиль клиента
  • Нажмите «Отправить форму согласия» или «Отправить анкету»
  • InkFlow сгенерирует уникальную ссылку
  • Ссылка будет отправлена через Instagram Директ или email
  • Вы получите уведомление, когда клиент заполнит форму

Просмотр ответов

  • Перейдите в Формы → Отправленные
  • Просматривайте все заполненные формы
  • Скачивайте PDF для хранения
  • Формы хранятся в безопасности

Система послеухода

Настройка шаблонов послеухода

  • Перейдите в Настройки → Шаблоны послеухода
  • Создайте три типа сообщений:
  • • Немедленно: отправляется сразу после сеанса
  • • День 3: сообщение через 3 дня
  • • День 14: запрос фото через 2 недели
  • Настройте инструкции под ваш стиль и процесс

Отправка послеухода

  • Создайте или отредактируйте запись
  • Поставьте галочку «Включить послеуход»
  • Выберите, какие сообщения отправлять (немедленно, день 3, день 14)
  • Послеуход отправляется автоматически в зависимости от даты встречи
  • Сначала Instagram, через 7 дней — email

Instagram + Резервный email

  • В течение 7 дней: отправка через Instagram Директ (тег живого агента)
  • После 7 дней: автоматически переключается на email
  • Email отображается как «Ваше имя via InkFlow»
  • Ответы клиентов приходят прямо на ваш рабочий email
  • Вы никогда не теряете связь с клиентами!

Управление листом ожидания

Добавление клиентов в лист ожидания

  • Перейдите в Лист ожидания → Добавить в лист ожидания
  • Выберите клиента
  • Выберите тип уведомления:
  • • Открылось место: при появлении отмены
  • • Приоритетный доступ: VIP-запись заранее
  • При желании добавьте доступные дату и время

Отправка уведомлений по листу ожидания

  • Когда открывается место, перейдите в Лист ожидания
  • Выберите клиентов для уведомления
  • Нажмите «Отправить уведомление»
  • Сообщение отправляется через Instagram или email
  • Первый, кто ответит, получает место!

Управление приоритетным доступом

  • Давайте постоянным клиентам приоритет при записи
  • Уведомляйте их раньше публичного объявления
  • Укрепляйте лояльность и заполняйте календарь быстрее

Резервная система email

Как работает резервный email

  • InkFlow всегда сначала пробует Instagram Директ
  • Если Instagram недоступен, автоматически отправляется email
  • Email отображается как: «Ваше имя via InkFlow <info@inkflowtattoo.com>»
  • Поле «Ответить» настроено на ВАШ рабочий email
  • Ответы клиентов приходят прямо к вам!

Когда активируется резервный email

  • Проблемы с подключением Instagram
  • Клиент не писал вам первым (нет sender ID)
  • За пределами 24-часового окна сообщений
  • Сообщения послеухода после 7 дней
  • У клиента нет ника в Instagram, но есть email

Преимущества

  • Никогда не теряйте связь с клиентами
  • Профессиональный вид email
  • Клиенты могут отвечать напрямую вам
  • Работает для предоплат, платежей, листа ожидания и сообщений
  • Переход незаметен — клиенты не почувствуют разницы!

Входящие и сообщения

Управление входящими

  • Все Директ-сообщения Instagram отображаются во Входящих
  • Обновления в реальном времени — обновлять страницу не нужно
  • Фильтрация по: Новые, Contacted, Booked
  • Поиск конкретных клиентов или сообщений
  • Помечайте запросы как обработанные или забронированные

Рабочий процесс с запросами

  • Новое сообщение → отображается как «Новый» запрос
  • Ответ клиенту → автоматически помечается как «Обработан»
  • Создание записи → автоматически помечается как «Забронирован»
  • Отслеживайте конверсию и время ответа

Функции сообщений

  • Полная история переписки
  • Боковая панель с информацией о клиенте
  • Быстрые действия: отправить форму, запросить предоплату, создать запись
  • Помечайте запросы как обработанные или забронированные прямо из входящих

Настройки и кастомизация

Настройки профиля

  • Обновите отображаемое имя и биографию
  • Укажите рабочий email и телефон
  • Фото профиля автоматически берётся из подключённого аккаунта Instagram
  • Настройте параметры уведомлений

Настройки Instagram

  • Подключить/отключить Instagram
  • Просмотр статуса подключения
  • При необходимости обновить токен доступа
  • Тестировать функцию Директ

Настройки бизнеса

  • Укажите часовой пояс для точного отображения времени записей
  • Добавьте адрес (включается в напоминания о записях)
  • Скопируйте URL ленты календаря для подписки через Google, Apple или Outlook
  • Управляйте шаблонами послеухода в Настройки → Шаблоны послеухода

Настройки уведомлений

  • Email-уведомления о новых запросах и изменениях записей
  • Push-уведомления о новых сообщениях и напоминаниях о записях
  • Включите веб-push в Настройки → Push-уведомления
  • Пользователи iOS: установите InkFlow как PWA для полной поддержки push-уведомлений
  • Настройте параметры для каждого события в разделе «Настройки уведомлений»

Советы и лучшие практики

Максимизируйте конверсию

  • Отвечайте на запросы в течение 1 часа для лучших результатов
  • Используйте автоответы FAQ для мгновенного вовлечения
  • Отправляйте анкеты заранее для квалификации лидов
  • Запрашивайте предоплату для подтверждения записей
  • Поддерживайте связь через послеуход для повышения лояльности

Будьте организованы

  • Добавляйте подробные заметки в профили клиентов
  • Используйте метку постоянного клиента для выявления лояльных и VIP-клиентов
  • Обновляйте календарь в режиме реального времени
  • Выделяйте время каждый день на проверку входящих
  • Помечайте запросы как обработанные или забронированные для отслеживания воронки

Развивайте бренд

  • Настраивайте автоответы FAQ в соответствии с голосом вашего бренда
  • Используйте единый стиль общения во всех точках контакта
  • Направляйте новых клиентов в Instagram — InkFlow берёт на себя остальное
  • Публикуйте отзывы клиентов и заживающие работы для пополнения портфолио
  • Используйте лист ожидания для создания спроса и быстрого заполнения отмен

Избегайте распространённых ошибок

  • Не забывайте включать послеуход при создании записей
  • Всегда проверяйте email-адреса клиентов
  • Тестируйте платёжные ссылки перед отправкой
  • Следите за подключением Instagram (проверяйте ежемесячно)
  • Регулярно делайте резервные копии данных клиентов

Утверждение эскизов

Загрузка эскизов

  • Перейдите в Эскизы → Новый эскиз
  • Выберите клиента и загрузите файл(ы) с дизайном
  • Добавьте заметки или инструкции для клиента
  • Сохраните как черновик, пока не будете готовы отправить

Отправка на утверждение

  • Откройте эскиз и нажмите «Отправить клиенту»
  • InkFlow создаёт уникальную публичную ссылку для просмотра
  • Ссылка отправляется через Instagram Директ или email
  • Клиент может просмотреть эскиз без регистрации
  • Вы получите уведомление, когда клиент ответит

Отслеживание статуса

  • Эскизы проходят этапы: Черновик → Отправлен → Утверждён / Запрошена правка
  • Просматривайте все эскизы и их статус на странице «Эскизы»
  • Утверждённые эскизы сохраняются в профиле клиента
  • Запросы на правку содержат комментарии клиента

Портфолио и проекты

Многосеансовые проекты

  • Чтобы объединить связанные сеансы: перейдите в Проекты → Новый проект
  • Добавьте каждый сеанс с датой, стоимостью и продолжительностью
  • Отслеживайте статус оплаты по каждому сеансу
  • Идеально для крупных работ, рукавов или спинных татуировок в несколько визитов

Пополнение портфолио

  • Перейдите в Портфолио, чтобы просмотреть галерею выполненных работ
  • Загружайте заживающие или готовые фото для демонстрации стиля
  • Фото можно добавлять вручную или автоматически через послеуход
  • Когда клиент присылает фото через послеуход, вы можете одобрить его для портфолио

Автодобавление из послеухода

  • Включите «Запросить фото» в шаблоне послеухода на 14-й день
  • Клиент получит автоматическое сообщение с просьбой прислать фото заживания
  • Одобренные фото добавляются прямо в портфолио
  • Загружать вручную не нужно — всё происходит автоматически

Push-уведомления

Включение push-уведомлений

  • Перейдите в Настройки → Push-уведомления
  • Нажмите «Включить push-уведомления»
  • Разрешите доступ браузера при запросе
  • Уведомления работают в браузерах на ПК и Android

Поддержка iOS (iPhone/iPad)

  • Откройте InkFlow в Safari на iPhone или iPad
  • Нажмите кнопку «Поделиться», затем «На экран Домой»
  • Открывайте InkFlow через значок на экране Домой (не через Safari)
  • Перейдите в Настройки → Push-уведомления и включите их
  • Теперь вы будете получать уведомления как в обычном приложении

Push-уведомления на iOS требуют установки InkFlow как PWA через опцию «На экран Домой» в Safari.

О чём вы будете получать уведомления

  • Новые Директ-сообщения Instagram и запросы
  • Запросы на подтверждение записей
  • Напоминания о предстоящих встречах (за 24 часа)
  • Отправка форм клиентами и утверждение эскизов

Реферальная программа

Ваш реферальный код

  • Перейдите в Настройки → Рефералы
  • Нажмите «Создать мой реферальный код», если у вас его ещё нет
  • Поделитесь своим уникальным кодом с другими тату-мастерами
  • Когда они регистрируются по вашему коду, вы получаете комиссию

Как начисляется комиссия

  • Получайте 20% комиссии за каждый месяц, пока реферал является активным подписчиком
  • Комиссия выплачивается за первые 6 месяцев подписки
  • Выплачивается ежемесячно на подключённый аккаунт Stripe
  • Отслеживайте всех рефералов и доходы в Настройки → Рефералы

Советы по распространению

  • Делитесь с мастерами из вашей студии или местного сообщества
  • Публикуйте код в сторис Instagram или в группах мастеров
  • У рефералов есть 90-дневное окно — им не нужно регистрироваться сразу
  • Чем больше мастеров вы привлечёте, тем выше ваш пассивный доход

Управление студией

Настройка студии

  • Доступно на тарифе «Студия» — обновитесь через Настройки → Оплата
  • Перейдите в Настройки → Студия для управления
  • Добавляйте мастеров, вводя их email-адрес
  • Мастера получат приглашение и создадут свой аккаунт InkFlow

Как работает доступ к студии

  • Как владелец студии, вы видите данные всех мастеров
  • Каждый мастер видит только своих клиентов, записи и сообщения
  • Мастера на вашем тарифе «Студия» получают аккаунт уровня Pro без доплаты
  • Роли: Владелец (полный доступ) и Мастер (личный доступ)

Управление мастерами студии

  • Добавляйте и удаляйте мастеров в любое время в Настройки → Студия
  • При необходимости обновляйте отображаемые имена или данные мастеров
  • Все данные надёжно изолированы — мастера не видят клиентов друг друга
  • Владелец студии может отслеживать записи и доход всей команды

Нужна помощь?

Не можете найти нужную информацию? Наша служба поддержки поможет вам использовать InkFlow по максимуму.

Связаться с поддержкойНачать использовать InkFlow
InkFlow - Tattoo Artist Booking & Client Management Software