Guia do usuário InkFlow

Tudo o que você precisa saber para dominar o InkFlow e otimizar o seu negócio de tatuagem

Navegação rápida

Primeiros passos

1. Complete seu perfil

  • Vá para Configurações → Perfil
  • Adicione seu nome de exibição, bio e informações de contato
  • Sua foto de perfil é obtida automaticamente da sua conta do Instagram conectada
  • Defina seu e-mail comercial para respostas de clientes

2. Conecte o Instagram

  • Vá para Configurações → Instagram
  • Clique em “Conectar conta do Instagram”
  • Faça login com sua conta do Instagram Business
  • Conceda permissões ao InkFlow
  • Seus DMs do Instagram agora serão sincronizados automaticamente!

Importante: você deve ter uma conta do Instagram Business ou Creator, não uma conta pessoal.

3. Explore o painel

  • Veja suas estatísticas: novas consultas, reservas e receita
  • Veja as mensagens recentes dos clientes
  • Verifique os próximos agendamentos
  • Monitore os depósitos pendentes

Integração com o Instagram

Como funciona a sincronização com o Instagram

  • O InkFlow recebe automaticamente todos os DMs do Instagram em tempo real
  • As mensagens dos clientes aparecem instantaneamente na sua caixa de entrada
  • Você pode responder diretamente pelo InkFlow
  • Todo o histórico de conversa é salvo e pesquisável

Enviar mensagens

  • Vá para a caixa de entrada ou clique em um cliente
  • Digite sua mensagem na caixa de chat
  • Clique em Enviar: vai diretamente para o Instagram
  • Se o Instagram falhar, o InkFlow envia automaticamente por e-mail!

Janelas de mensagens do Instagram

  • Janela de 24 horas: janela de mensagens padrão para respostas de clientes
  • Janela de 7 dias: mensagens estendidas com marcação de agente humano
  • Dentro de 7 dias: todas as mensagens enviadas por DM do Instagram
  • Após 7 dias: as mensagens mudam automaticamente para e-mail
  • O fallback por e-mail é transparente: os clientes não notarão a diferença!

Respostas automáticas de FAQ

Configurar respostas automáticas

  • Vá para Configurações → FAQs
  • Clique em “Adicionar FAQ”
  • Adicione palavras-chave (ex.: “preço”, “horário”, “custo”)
  • Escreva sua mensagem de resposta
  • Ative “Habilitado” para ativar

Como funciona

  • Quando um cliente envia uma mensagem com uma palavra-chave, o InkFlow responde automaticamente na hora
  • As palavras-chave são correspondidas sem distinguir maiúsculas e minúsculas
  • Funciona com limites de palavras (não corresponde a palavras parciais)
  • Você pode adicionar várias palavras-chave por FAQ
  • Ótimo para preços, disponibilidade, processo de reserva, etc.

Dicas profissionais

  • Use variações comuns: “preço”, “custo”, “quanto custa”, “tarifas”
  • Mantenha as respostas amigáveis e conversacionais
  • Inclua uma chamada para ação: “Me chame para orçamentos personalizados!”
  • Atualize as FAQs sazonalmente ou quando os preços mudarem

Gestão de clientes

Adicionar clientes

  • Os clientes são adicionados automaticamente quando enviam um DM para você no Instagram
  • Ou adicione manualmente: vá para Clientes → Adicionar cliente
  • Insira nome, e-mail, telefone e nome de usuário do Instagram
  • Adicione notas sobre preferências de design ou alergias

Perfis de clientes

  • Ver todas as mensagens com um cliente
  • Consultar histórico de reservas e próximos agendamentos
  • Acompanhar pagamentos e depósitos
  • Enviar formulários de consentimento, formulários de intake e solicitações de depósito
  • Adicionar notas internas (os clientes não podem ver)

Mensagens para clientes

  • Abra qualquer perfil de cliente
  • Digite sua mensagem na caixa de chat
  • O InkFlow tenta primeiro pelo Instagram, depois por e-mail como fallback
  • As respostas por e-mail vão diretamente para seu e-mail comercial

Marcação de clientes recorrentes

  • Clientes que reservam novamente são automaticamente sinalizados como recorrentes
  • Um badge “Recorrente” aparece no perfil deles e na sua caixa de entrada
  • Use isso para oferecer acesso prioritário à lista de espera ou tratamento VIP
  • Ajuda a reconhecer e recompensar clientes fiéis de relance

Reservas e agendamentos

Criar reservas

  • Vá para Calendário → Nova reserva
  • Selecione o cliente (ou crie um novo)
  • Escolha data, horário e duração
  • Adicione detalhes da sessão e preço
  • Defina o valor do depósito se necessário
  • Envie a confirmação de reserva pelo Instagram ou e-mail

Gerenciar agendamentos

  • Ver todas as reservas na visualização de calendário
  • Filtrar por próximos, passados ou todos
  • Marcar depósitos como pagos quando recebidos
  • Enviar lembretes de reserva para clientes
  • Reagendar ou cancelar se necessário

Lembretes de reserva

  • O InkFlow envia lembretes automáticos pelo Instagram
  • Lembretes enviados 24 horas antes do agendamento
  • Inclui detalhes do agendamento e sua localização
  • Usa e-mail como fallback se o Instagram não estiver disponível

Feed de calendário (iCal)

  • Exporte suas reservas para qualquer aplicativo de calendário (Google, Apple, Outlook)
  • Vá para Configurações → Perfil para encontrar a URL do seu feed de calendário
  • Copie o link iCal e inscreva-se no seu aplicativo de calendário preferido
  • O calendário se sincroniza automaticamente à medida que as reservas são adicionadas ou alteradas

Depósitos e pagamentos

Enviar solicitações de depósito

  • Crie uma reserva: um aviso de depósito aparece automaticamente
  • Insira o valor do depósito (mínimo de $10)
  • Escolha seu método de pagamento: Stripe ou seu link personalizado
  • O InkFlow envia o link ao seu cliente por DM do Instagram ou e-mail
  • Marque como pago assim que receber o pagamento

Métodos de pagamento

  • Opção 1 — Stripe: conecte sua conta do Stripe em Configurações → Integrações para links de pagamento automáticos
  • Opção 2 — Link personalizado: adicione seu link do Venmo, Cash App, PayPal ou Zelle em Configurações → Integrações
  • Você pode configurar ambos e escolher qual usar ao enviar cada depósito
  • O InkFlow envia o link selecionado ao seu cliente

Configurar um link de pagamento personalizado

  • Vá para Configurações → Integrações → Link de pagamento personalizado
  • Cole a URL do seu perfil de pagamento (ex.: venmo.com/u/seunome ou cash.app/$seunome)
  • Salve: agora aparecerá como opção ao enviar solicitações de depósito
  • O cliente recebe seu link com o valor do depósito na mensagem

Cronogramas de pagamento do projeto

  • Para projetos de várias sessões: vá para Projetos → Novo projeto
  • Configure o cronograma de pagamento (ex.: 3 sessões, $500 cada)
  • Envie solicitações de pagamento para cada sessão via Stripe
  • Acompanhe quais pagamentos foram concluídos

Stripe Connect

  • Conecte sua própria conta do Stripe em Configurações → Integrações
  • Os clientes pagam com segurança pelo Stripe: os fundos vão diretamente para você
  • O InkFlow gera um link de pagamento e o envia automaticamente pelo Instagram ou e-mail
  • Veja pagamentos e histórico de transações no seu painel do Stripe

Formulários de consentimento e intake

Criar formulários

  • Vá para Configurações → Formulário de intake para personalizar seu formulário
  • Adicione ou remova perguntas para adequar ao seu processo
  • Personalize com o nome do seu estúdio e dados comerciais
  • Salve como modelo padrão para reutilizar com todos os clientes

Enviar formulários para clientes

  • Abra o perfil do cliente
  • Clique em “Enviar formulário de consentimento” ou “Enviar formulário de intake”
  • O InkFlow gera um link exclusivo
  • Link enviado por DM do Instagram ou e-mail
  • Você será notificado quando o cliente preencher o formulário

Visualizar respostas

  • Vá para Formulários → Envios
  • Veja todos os formulários preenchidos
  • Baixe PDFs para seus registros
  • Os formulários são armazenados com segurança

Sistema de cuidados pós-tatuagem

Configurar modelos de cuidados pós-tatuagem

  • Vá para Configurações → Modelos de cuidados pós-tatuagem
  • Crie três tipos de mensagens:
  • • Imediato: enviado logo após a sessão
  • • Dia 3: acompanhamento em 3 dias
  • • Dia 14: solicitação de foto em 2 semanas
  • Personalize as instruções para seu estilo/processo

Enviar cuidados pós-tatuagem

  • Crie ou edite uma reserva
  • Marque “Habilitar cuidados pós-tatuagem”
  • Selecione quais mensagens enviar (imediato, dia 3, dia 14)
  • Os cuidados são enviados automaticamente com base na data do agendamento
  • Instagram primeiro, fallback por e-mail após 7 dias

Instagram + fallback por e-mail

  • Dentro de 7 dias: enviado por DM do Instagram (marcação de agente humano)
  • Após 7 dias: muda automaticamente para e-mail
  • O e-mail aparece como “Seu nome via InkFlow”
  • As respostas dos clientes vão diretamente para seu e-mail comercial
  • Você nunca perde o contato com os clientes!

Gestão da lista de espera

Adicionar clientes à lista de espera

  • Vá para Lista de espera → Adicionar à lista de espera
  • Selecione o cliente
  • Escolha o tipo de notificação:
  • • Vaga disponível: quando tiver um cancelamento
  • • Acesso prioritário: acesso antecipado VIP para reservas
  • Adicione data/hora disponível opcional

Enviar notificações da lista de espera

  • Quando uma vaga abrir, vá para Lista de espera
  • Selecione os clientes a notificar
  • Clique em “Enviar notificação”
  • Mensagem enviada pelo Instagram ou e-mail
  • O primeiro a responder fica com a vaga!

Gerenciar o acesso prioritário

  • Dê aos clientes recorrentes prioridade de reserva
  • Notifique-os antes do anúncio público
  • Construa fidelidade e preencha seu calendário mais rápido

Sistema de fallback por e-mail

Como funciona o fallback por e-mail

  • O InkFlow sempre tenta primeiro o DM do Instagram
  • Se o Instagram falhar ou estiver indisponível, envia automaticamente por e-mail
  • O e-mail aparece como: “Seu nome via InkFlow <info@inkflowtattoo.com>”
  • O campo Responder para é definido para SEU e-mail comercial
  • As respostas dos clientes chegam diretamente para você!

Quando o fallback por e-mail é ativado

  • Problemas de conexão com o Instagram
  • O cliente não enviou mensagem primeiro (sem ID de remetente)
  • Fora da janela de mensagens de 24 horas
  • Mensagens de cuidados pós-tatuagem após 7 dias
  • O cliente não tem nome de usuário no Instagram, mas tem e-mail

Benefícios

  • Nunca perca o contato com os clientes
  • Aparência profissional do e-mail
  • Os clientes podem responder diretamente para você
  • Funciona para depósitos, pagamentos, lista de espera e mensagens
  • Transparente: os clientes não notarão a diferença!

Caixa de entrada e mensagens

Gerenciar sua caixa de entrada

  • Todos os DMs do Instagram aparecem na caixa de entrada
  • Atualizações em tempo real: sem necessidade de atualizar
  • Filtrar por Novo, Contatado, Reservado
  • Pesquisar clientes ou mensagens específicas
  • Marcar consultas como contatadas ou reservadas

Fluxo de trabalho de consultas

  • Novo DM recebido → aparece como consulta “Nova”
  • Responder ao cliente → marcado automaticamente como “Contatado”
  • Criar reserva → marcado automaticamente como “Reservado”
  • Acompanhe taxas de conversão e tempos de resposta

Recursos de mensagens

  • Ver histórico completo de conversações
  • Ver barra lateral de informações do cliente
  • Ações rápidas: enviar formulário, solicitar depósito, agendar consulta
  • Marque consultas como Contatado ou Reservado diretamente da caixa de entrada

Configurações e personalização

Configurações do perfil

  • Atualize seu nome de exibição e bio
  • Defina e-mail e telefone comerciais
  • A foto de perfil é obtida automaticamente da sua conta do Instagram conectada
  • Configure as preferências de notificação

Configurações do Instagram

  • Conectar/desconectar Instagram
  • Ver status da conexão
  • Atualizar token de acesso se necessário
  • Testar funcionalidade de DM

Configurações comerciais

  • Defina seu fuso horário para horários precisos de agendamentos
  • Adicione seu endereço comercial (incluído nos lembretes de reserva)
  • Copie a URL do feed de calendário para se inscrever pelo Google, Apple ou Outlook
  • Gerencie seus modelos de cuidados pós-tatuagem em Configurações → Modelos de cuidados pós-tatuagem

Configurações de notificação

  • Notificações por e-mail para novas consultas e atualizações de reservas
  • Notificações push para novos DMs e lembretes de reserva
  • Habilite o push web em Configurações → Notificações push
  • Usuários iOS: instale o InkFlow como PWA para suporte completo a notificações push
  • Configure preferências por evento em Preferências de notificação

Dicas profissionais e melhores práticas

Maximizar conversões

  • Responda às consultas em até 1 hora para melhores resultados
  • Use respostas automáticas de FAQ para engajamento instantâneo
  • Envie formulários de intake cedo para qualificar leads
  • Solicite depósitos para garantir as reservas
  • Faça acompanhamento com cuidados pós-tatuagem para construir fidelidade

Mantenha-se organizado

  • Adicione notas detalhadas aos perfis de clientes
  • Use a marcação de clientes recorrentes para identificar clientes fiéis e VIP
  • Mantenha seu calendário atualizado em tempo real
  • Reserve tempo diariamente para revisar a caixa de entrada
  • Marque consultas como Contatado ou Reservado para acompanhar seu pipeline

Construa sua marca

  • Personalize as respostas automáticas de FAQ para combinar com a voz da sua marca
  • Use mensagens consistentes em todos os pontos de contato
  • Direcione novos clientes ao seu Instagram: o InkFlow cuida do resto
  • Publique depoimentos de clientes e trabalhos curados para expandir seu portfólio
  • Aproveite a lista de espera para criar demanda e preencher cancelamentos rapidamente

Evitar erros comuns

  • Não se esqueça de habilitar os cuidados pós-tatuagem para as reservas
  • Verifique sempre os endereços de e-mail dos clientes
  • Teste seus links de pagamento antes de enviar
  • Mantenha o Instagram conectado (verifique mensalmente)
  • Faça backup dos dados dos clientes regularmente

Aprovação de esboços

Enviar esboços

  • Vá para Esboços → Novo esboço
  • Selecione o cliente e faça upload do(s) arquivo(s) de design
  • Adicione notas ou instruções para o cliente
  • Salve como rascunho até estar pronto para compartilhar

Enviar para aprovação

  • Abra o esboço e clique em “Enviar ao cliente”
  • O InkFlow gera um link exclusivo de visualização pública
  • Link enviado por DM do Instagram ou e-mail
  • O cliente pode ver o esboço sem precisar de uma conta
  • Você será notificado quando o cliente responder

Acompanhar status

  • Os esboços avançam por: Rascunho → Enviado → Aprovado / Revisão solicitada
  • Ver todos os esboços e seu status na página de Esboços
  • Esboços aprovados são salvos no perfil do cliente
  • Solicitações de revisão incluem notas de feedback do cliente

Portfólio e projetos

Projetos de várias sessões

  • Vá para Projetos → Novo projeto para agrupar sessões relacionadas
  • Adicione cada sessão com data, preço e duração
  • Acompanhe o status de pagamento por sessão
  • Ideal para peças grandes, mangas ou dorso ao longo de várias visitas

Construir seu portfólio

  • Vá para Portfólio para ver sua galeria de trabalhos concluídos
  • Envie fotos cicatrizadas ou finalizadas para mostrar seu estilo
  • As fotos podem ser adicionadas manualmente ou coletadas automaticamente via cuidados pós-tatuagem
  • Quando um cliente envia uma foto cicatrizada pelos cuidados pós, você pode aprová-la para seu portfólio

Adicionar automaticamente dos cuidados pós-tatuagem

  • Ative “Solicitar foto” no seu modelo de cuidados do dia 14
  • Os clientes recebem uma mensagem automática solicitando fotos cicatrizadas
  • As fotos aprovadas são adicionadas diretamente ao seu portfólio
  • Sem necessidade de upload manual: acontece automaticamente

Notificações push

Habilitar notificações push

  • Vá para Configurações → Notificações push
  • Clique em “Habilitar notificações push”
  • Permita a permissão do navegador quando solicitado
  • As notificações funcionam em navegadores de desktop e Android

Suporte ao iOS (iPhone/iPad)

  • Abra o InkFlow no Safari no seu iPhone ou iPad
  • Toque no botão Compartilhar e depois em “Adicionar à tela inicial”
  • Abra o InkFlow pelo ícone na tela inicial (não pelo Safari)
  • Vá para Configurações → Notificações push e habilite-as
  • Agora você receberá alertas push como um aplicativo nativo

As notificações push no iOS requerem que o InkFlow esteja instalado como PWA pela opção “Adicionar à tela inicial” do Safari.

Sobre o que você será notificado

  • Novos DMs e consultas do Instagram
  • Solicitações de confirmação de reserva
  • Lembretes de próximos agendamentos (24 horas antes)
  • Envios de formulários de clientes e aprovações de esboços

Programa de indicação

Seu código de indicação

  • Vá para Configurações → Indicações
  • Clique em “Gerar meu código de indicação” se ainda não tiver um
  • Compartilhe seu código exclusivo com outros tatuadores
  • Quando eles se cadastrarem com seu código, você ganha comissão

Como funcionam as comissões

  • Ganhe 20% de comissão a cada mês em que sua indicação for um assinante ativo
  • A comissão dura pelos primeiros 6 meses da assinatura
  • Paga mensalmente pela sua conta do Stripe conectada
  • Acompanhe todas as indicações e ganhos em Configurações → Indicações

Dicas para compartilhar

  • Compartilhe com artistas do seu estúdio ou comunidade local
  • Publique seu código em stories do Instagram ou em grupos de artistas
  • As indicações têm uma janela de atribuição de 90 dias: eles não precisam se cadastrar imediatamente
  • Quanto mais artistas você indicar, mais ganhará de forma passiva

Gestão do estúdio

Configurar seu estúdio

  • Disponível no plano Studio: faça upgrade em Configurações → Faturamento
  • Vá para Configurações → Studio para gerenciar seu estúdio
  • Adicione artistas inserindo o endereço de e-mail deles
  • Os artistas recebem um convite e criam sua própria conta no InkFlow

Como funciona o acesso ao estúdio

  • Como proprietário do estúdio, você pode ver os dados de todos os artistas
  • Cada artista vê apenas seus próprios clientes, reservas e mensagens
  • Os artistas no seu plano Studio herdam uma conta de nível Pro sem custo extra
  • Funções: Proprietário (acesso completo) e Artista (acesso individual)

Gerenciar artistas do estúdio

  • Adicione ou remova artistas a qualquer momento em Configurações → Studio
  • Atualize nomes de exibição ou detalhes dos artistas conforme necessário
  • Todos os dados estão isolados com segurança: os artistas não podem ver os clientes uns dos outros
  • Os proprietários do estúdio podem monitorar reservas e receitas de toda a equipe

Precisa de ajuda?

Não encontrou o que procura? Nossa equipe de suporte está aqui para ajudá-lo a aproveitar ao máximo o InkFlow.

Contatar suporteComeçar a usar o InkFlow
InkFlow - Tattoo Artist Booking & Client Management Software