Guida utente di InkFlow

Tutto ciò che devi sapere per padroneggiare InkFlow e ottimizzare la tua attività di tatuaggi

Navigazione rapida

Primi passi

1. Completa il tuo profilo

  • Vai su Impostazioni → Profilo
  • Aggiungi il tuo nome visualizzato, la bio e le informazioni di contatto
  • La tua foto profilo viene prelevata automaticamente dall’account Instagram collegato
  • Imposta la tua email aziendale per le risposte dei clienti

2. Collega Instagram

  • Vai su Impostazioni → Instagram
  • Clicca su “Collega account Instagram”
  • Accedi con il tuo account Instagram Business
  • Concedi i permessi a InkFlow
  • I tuoi DM di Instagram ora si sincronizzeranno automaticamente!

Importante: devi avere un account Instagram Business o Creator, non un account personale.

3. Esplora la dashboard

  • Visualizza le tue statistiche: nuove richieste, prenotazioni ed entrate
  • Vedi i messaggi recenti dei clienti
  • Controlla gli appuntamenti imminenti
  • Monitora i depositi in sospeso

Integrazione con Instagram

Come funziona la sincronizzazione con Instagram

  • InkFlow riceve automaticamente tutti i DM di Instagram in tempo reale
  • I messaggi dei clienti appaiono immediatamente nella tua casella di posta
  • Puoi rispondere direttamente da InkFlow
  • Tutta la cronologia delle conversazioni viene salvata ed è ricercabile

Invio di messaggi

  • Vai alla casella di posta o clicca su un cliente
  • Scrivi il tuo messaggio nella casella di chat
  • Clicca Invia: va direttamente su Instagram
  • Se Instagram fallisce, InkFlow invia automaticamente via email!

Finestre di messaggistica di Instagram

  • Finestra di 24 ore: finestra di messaggistica standard per le risposte dei clienti
  • Finestra di 7 giorni: messaggistica estesa con tag agente umano
  • Entro 7 giorni: tutti i messaggi vengono inviati tramite DM Instagram
  • Dopo 7 giorni: i messaggi passano automaticamente all’email
  • Il fallback via email è trasparente: i clienti non noteranno la differenza!

Risposte automatiche FAQ

Configurare le risposte automatiche

  • Vai su Impostazioni → FAQ
  • Clicca su “Aggiungi FAQ”
  • Aggiungi parole chiave (es. “prezzo”, “tarifa oraria”, “costo”)
  • Scrivi il tuo messaggio di risposta
  • Attiva “Abilitato” per attivarlo

Come funziona

  • Quando un cliente ti scrive con una parola chiave, InkFlow risponde automaticamente all’istante
  • Le parole chiave vengono confrontate senza distinguere maiuscole e minuscole
  • Funziona con i confini di parola (non corrisponde a parole parziali)
  • Puoi aggiungere più parole chiave per FAQ
  • Ottimo per prezzi, disponibilità, processo di prenotazione, ecc.

Consigli da professionista

  • Usa varianti comuni: “prezzo”, “costo”, “quanto costa”, “tariffe”
  • Mantieni le risposte amichevoli e colloquiali
  • Includi una chiamata all’azione: “Scrivimi per preventivi personalizzati!”
  • Aggiorna le FAQ stagionalmente o quando cambiano i prezzi

Gestione dei clienti

Aggiungere clienti

  • I clienti vengono aggiunti automaticamente quando ti inviano un DM su Instagram
  • Oppure aggiungili manualmente: vai su Clienti → Aggiungi cliente
  • Inserisci nome, email, telefono e nome utente Instagram
  • Aggiungi note sulle preferenze di design o allergie

Profili dei clienti

  • Visualizza tutti i messaggi con un cliente
  • Consulta la cronologia delle prenotazioni e gli appuntamenti imminenti
  • Tieni traccia di pagamenti e depositi
  • Invia moduli di consenso, moduli di accettazione e richieste di deposito
  • Aggiungi note interne (i clienti non possono vederle)

Messaggistica con i clienti

  • Apri qualsiasi profilo cliente
  • Scrivi il tuo messaggio nella casella di chat
  • InkFlow prova prima con Instagram, poi con l’email come fallback
  • Le risposte via email vanno direttamente alla tua email aziendale

Etichettatura clienti abituali

  • I clienti che prenotano di nuovo vengono automaticamente contrassegnati come abituali
  • Un badge “Abituale” appare nel loro profilo e nella tua casella di posta
  • Usalo per offrire accesso prioritario alla lista d’attesa o trattamento VIP
  • Ti aiuta a riconoscere e premiare i clienti fedeli a colpo d’occhio

Prenotazioni e appuntamenti

Creare prenotazioni

  • Vai su Calendario → Nuova prenotazione
  • Seleziona il cliente (o creane uno nuovo)
  • Scegli data, ora e durata
  • Aggiungi dettagli della sessione e prezzo
  • Imposta l’importo del deposito se necessario
  • Invia la conferma di prenotazione via Instagram o email

Gestire gli appuntamenti

  • Visualizza tutte le prenotazioni nella vista calendario
  • Filtra per imminenti, passati o tutti
  • Contrassegna i depositi come pagati quando li ricevi
  • Invia promemoria di prenotazione ai clienti
  • Riprogramma o annulla se necessario

Promemoria di prenotazione

  • InkFlow invia promemoria automatici via Instagram
  • I promemoria vengono inviati 24 ore prima dell’appuntamento
  • Include i dettagli dell’appuntamento e il tuo indirizzo
  • Passa all’email se Instagram non è disponibile

Feed calendario (iCal)

  • Esporta le tue prenotazioni su qualsiasi app di calendario (Google, Apple, Outlook)
  • Vai su Impostazioni → Profilo per trovare l’URL del tuo feed calendario
  • Copia il link iCal e abbonati nella tua app di calendario preferita
  • Il calendario si sincronizza automaticamente quando le prenotazioni vengono aggiunte o modificate

Depositi e pagamenti

Inviare richieste di deposito

  • Crea una prenotazione: appare automaticamente un prompt per il deposito
  • Inserisci l’importo del deposito (minimo 10 $)
  • Scegli il metodo di pagamento: Stripe o il tuo link personalizzato
  • InkFlow invia il link al tuo cliente via DM Instagram o email
  • Contrassegna come pagato una volta ricevuto il pagamento

Metodi di pagamento

  • Opzione 1 — Stripe: collega il tuo account Stripe in Impostazioni → Integrazioni per link di pagamento automatici
  • Opzione 2 — Link personalizzato: aggiungi il tuo link Venmo, Cash App, PayPal o Zelle in Impostazioni → Integrazioni
  • Puoi configurare entrambi e scegliere quale usare quando invii ogni deposito
  • InkFlow invia al tuo cliente il link che selezioni

Configurare un link di pagamento personalizzato

  • Vai su Impostazioni → Integrazioni → Link di pagamento personalizzato
  • Incolla l’URL del tuo profilo di pagamento (es. venmo.com/u/tuonome o cash.app/$tuonome)
  • Salva: apparerà ora come opzione quando invii richieste di deposito
  • Il cliente riceve il tuo link con l’importo del deposito nel messaggio

Piani di pagamento del progetto

  • Per progetti a più sessioni: vai su Progetti → Nuovo progetto
  • Configura il piano di pagamento (es. 3 sessioni, 500 $ ciascuna)
  • Invia richieste di pagamento per ogni sessione tramite Stripe
  • Tieni traccia di quali pagamenti sono stati completati

Stripe Connect

  • Collega il tuo account Stripe tramite Impostazioni → Integrazioni
  • I clienti pagano in modo sicuro tramite Stripe: i fondi vanno direttamente a te
  • InkFlow genera un link di pagamento e lo invia automaticamente via Instagram o email
  • Visualizza i pagamenti e la cronologia delle transazioni nella tua dashboard Stripe

Moduli di consenso e accettazione

Creare moduli

  • Vai su Impostazioni → Modulo di accettazione per personalizzare il tuo modulo
  • Aggiungi o rimuovi domande per adattarle al tuo processo
  • Personalizza con il nome del tuo studio e i dati aziendali
  • Salva come modello predefinito per riutilizzarlo con tutti i clienti

Inviare moduli ai clienti

  • Apri il profilo del cliente
  • Clicca su “Invia modulo di consenso” o “Invia modulo di accettazione”
  • InkFlow genera un link univoco
  • Il link viene inviato via DM Instagram o email
  • Riceverai una notifica quando il cliente completa il modulo

Visualizzare le risposte

  • Vai su Moduli → Invii
  • Vedi tutti i moduli completati
  • Scarica i PDF per i tuoi archivi
  • I moduli sono archiviati in modo sicuro

Sistema di cura post-tatuaggio

Configurare i modelli di cura post-tatuaggio

  • Vai su Impostazioni → Modelli di cura post-tatuaggio
  • Crea tre tipi di messaggi:
  • • Immediato: inviato subito dopo la sessione
  • • Giorno 3: controllo a 3 giorni
  • • Giorno 14: richiesta foto a 2 settimane
  • Personalizza le istruzioni per il tuo stile/processo

Inviare la cura post-tatuaggio

  • Crea o modifica una prenotazione
  • Spunta “Abilita cura post-tatuaggio”
  • Seleziona i messaggi da inviare (immediato, giorno 3, giorno 14)
  • La cura viene inviata automaticamente in base alla data dell’appuntamento
  • Prima Instagram, fallback email dopo 7 giorni

Instagram + fallback email

  • Entro 7 giorni: inviato via DM Instagram (tag agente umano)
  • Dopo 7 giorni: passa automaticamente all’email
  • L’email appare come “Il tuo nome via InkFlow”
  • Le risposte dei clienti vanno direttamente alla tua email aziendale
  • Non perdi mai il contatto con i tuoi clienti!

Gestione della lista d’attesa

Aggiungere clienti alla lista d’attesa

  • Vai su Lista d’attesa → Aggiungi alla lista d’attesa
  • Seleziona il cliente
  • Scegli il tipo di notifica:
  • • Slot disponibile: quando hai una cancellazione
  • • Accesso prioritario: accesso anticipato VIP alle prenotazioni
  • Aggiungi data/ora disponibile opzionale

Inviare notifiche dalla lista d’attesa

  • Quando si apre uno slot, vai su Lista d’attesa
  • Seleziona i clienti da notificare
  • Clicca su “Invia notifica”
  • Messaggio inviato via Instagram o email
  • Il primo a rispondere ottiene lo slot!

Gestire l’accesso prioritario

  • Dai ai clienti abituali la priorità di prenotazione
  • Avvisali prima dell’annuncio pubblico
  • Fidelizza i clienti e riempi il calendario più velocemente

Sistema di fallback email

Come funziona il fallback email

  • InkFlow prova sempre prima il DM Instagram
  • Se Instagram fallisce o non è disponibile, invia automaticamente un’email
  • L’email appare come: “Il tuo nome via InkFlow <info@inkflowtattoo.com>”
  • Rispondi a è impostato sulla TUA email aziendale
  • Le risposte dei clienti arrivano direttamente a te!

Quando si attiva il fallback email

  • Problemi di connessione con Instagram
  • Il cliente non ti ha scritto per primo (nessun ID mittente)
  • Fuori dalla finestra di messaggistica di 24 ore
  • Messaggi di cura post-tatuaggio dopo 7 giorni
  • Il cliente non ha un nome utente Instagram ma ha un’email

Vantaggi

  • Non perdere mai il contatto con i clienti
  • Aspetto professionale dell’email
  • I clienti possono risponderti direttamente
  • Funziona per depositi, pagamenti, lista d’attesa e messaggi
  • Trasparente: i clienti non noteranno la differenza!

Casella di posta e messaggistica

Gestire la tua casella di posta

  • Tutti i DM di Instagram appaiono nella casella di posta
  • Aggiornamenti in tempo reale: nessun aggiornamento manuale necessario
  • Filtra per Nuovo, Contattato, Prenotato
  • Cerca clienti o messaggi specifici
  • Contrassegna le richieste come contattate o prenotate

Flusso di lavoro delle richieste

  • Nuovo DM ricevuto → appare come richiesta “Nuova”
  • Rispondi al cliente → contrassegnato automaticamente come “Contattato”
  • Crea prenotazione → contrassegnato automaticamente come “Prenotato”
  • Tieni traccia dei tassi di conversione e dei tempi di risposta

Funzionalità di messaggistica

  • Vedi la cronologia completa delle conversazioni
  • Visualizza la barra laterale delle informazioni del cliente
  • Azioni rapide: invia modulo, richiedi deposito, prenota appuntamento
  • Contrassegna le richieste come Contattato o Prenotato direttamente dalla casella di posta

Impostazioni e personalizzazione

Impostazioni del profilo

  • Aggiorna il tuo nome visualizzato e la bio
  • Imposta email e telefono aziendali
  • La foto profilo viene prelevata automaticamente dall’account Instagram collegato
  • Configura le preferenze di notifica

Impostazioni Instagram

  • Collega/scollega Instagram
  • Visualizza lo stato della connessione
  • Aggiorna il token di accesso se necessario
  • Testa la funzionalità DM

Impostazioni aziendali

  • Imposta il tuo fuso orario per orari precisi degli appuntamenti
  • Aggiungi il tuo indirizzo aziendale (incluso nei promemoria di prenotazione)
  • Copia l’URL del feed calendario per abbonarti tramite Google, Apple o Outlook
  • Gestisci i tuoi modelli di cura post-tatuaggio in Impostazioni → Modelli di cura post-tatuaggio

Impostazioni di notifica

  • Notifiche email per nuove richieste e aggiornamenti delle prenotazioni
  • Notifiche push per nuovi DM e promemoria di prenotazione
  • Abilita il push web in Impostazioni → Notifiche push
  • Utenti iOS: installa InkFlow come PWA per il supporto completo alle notifiche push
  • Configura le preferenze per evento in Preferenze di notifica

Consigli da professionista e migliori pratiche

Massimizzare le conversioni

  • Rispondi alle richieste entro 1 ora per i migliori risultati
  • Usa le risposte automatiche FAQ per un coinvolgimento immediato
  • Invia i moduli di accettazione presto per qualificare i lead
  • Richiedi depositi per garantire le prenotazioni
  • Fai follow-up con la cura post-tatuaggio per costruire fidelizzazione

Rimani organizzato

  • Aggiungi note dettagliate ai profili dei clienti
  • Usa l’etichettatura dei clienti abituali per identificare i clienti fedeli e VIP
  • Mantieni il calendario aggiornato in tempo reale
  • Dedica del tempo ogni giorno per rivedere la casella di posta
  • Contrassegna le richieste come Contattato o Prenotato per monitorare la pipeline

Costruisci il tuo brand

  • Personalizza le risposte automatiche FAQ per rispecchiare la voce del tuo brand
  • Usa messaggi coerenti su tutti i punti di contatto
  • Indirizza i nuovi clienti al tuo Instagram: InkFlow fa il resto
  • Pubblica testimonianze di clienti e lavori guariti per far crescere il tuo portfolio
  • Sfrutta la lista d’attesa per creare domanda e coprire rapidamente le cancellazioni

Evitare gli errori comuni

  • Non dimenticare di abilitare la cura post-tatuaggio per le prenotazioni
  • Verifica sempre gli indirizzi email dei clienti
  • Testa i tuoi link di pagamento prima di inviarli
  • Mantieni Instagram connesso (controlla mensilmente)
  • Fai backup regolari dei dati dei clienti

Approvazione degli schizzi

Caricare schizzi

  • Vai su Schizzi → Nuovo schizzo
  • Seleziona il cliente e carica il/i tuo/i file di design
  • Aggiungi note o istruzioni per il cliente
  • Salva come bozza finché non sei pronto a condividere

Inviare per approvazione

  • Apri lo schizzo e clicca su “Invia al cliente”
  • InkFlow genera un link di visualizzazione pubblica univoco
  • Il link viene inviato via DM Instagram o email
  • Il cliente può visualizzare lo schizzo senza bisogno di un account
  • Riceverai una notifica quando il cliente risponderà

Monitoraggio dello stato

  • Gli schizzi avanzano: Bozza → Inviato → Approvato / Revisione richiesta
  • Visualizza tutti gli schizzi e il loro stato dalla pagina Schizzi
  • Gli schizzi approvati vengono salvati nel profilo del cliente
  • Le richieste di revisione includono le note di feedback del cliente

Portfolio e progetti

Progetti a più sessioni

  • Vai su Progetti → Nuovo progetto per raggruppare sessioni correlate
  • Aggiungi ogni sessione con data, prezzo e durata
  • Tieni traccia dello stato di pagamento per sessione
  • Ideale per pezzi grandi, maniche o dorsi su più visite

Costruire il tuo portfolio

  • Vai su Portfolio per visualizzare la tua galleria di lavori completati
  • Carica foto guarite o finite per mostrare il tuo stile
  • Le foto possono essere aggiunte manualmente o raccolte automaticamente tramite la cura post-tatuaggio
  • Quando un cliente invia una foto guarita tramite la cura post-tatuaggio, puoi approvarla per il tuo portfolio

Aggiunta automatica dalla cura post-tatuaggio

  • Abilita “Richiedi foto” nel tuo modello di cura del giorno 14
  • I clienti ricevono automaticamente un messaggio che richiede foto guarite
  • Le foto approvate vengono aggiunte direttamente al tuo portfolio
  • Nessun caricamento manuale necessario: avviene automaticamente

Notifiche push

Abilitare le notifiche push

  • Vai su Impostazioni → Notifiche push
  • Clicca su “Abilita notifiche push”
  • Consenti l’autorizzazione del browser quando richiesta
  • Le notifiche funzionano sui browser desktop e Android

Supporto iOS (iPhone/iPad)

  • Apri InkFlow in Safari sul tuo iPhone o iPad
  • Tocca il pulsante Condividi, poi “Aggiungi alla schermata Home”
  • Apri InkFlow dall’icona sulla schermata Home (non da Safari)
  • Vai su Impostazioni → Notifiche push e abilitale
  • Riceverai ora notifiche push come un’app nativa

Le notifiche push iOS richiedono che InkFlow sia installato come PWA tramite l’opzione “Aggiungi alla schermata Home” di Safari.

Di cosa sarai notificato

  • Nuovi DM e richieste di Instagram
  • Richieste di conferma prenotazione
  • Promemoria per appuntamenti imminenti (24 ore prima)
  • Invii di moduli da clienti e approvazioni di schizzi

Programma di referral

Il tuo codice referral

  • Vai su Impostazioni → Referral
  • Clicca su “Genera il mio codice referral” se non ne hai ancora uno
  • Condividi il tuo codice univoco con altri tatuatori
  • Quando si iscrivono con il tuo codice, guadagni commissioni

Come funzionano le commissioni

  • Guadagna il 20% di commissione ogni mese in cui il tuo referral è un abbonato attivo
  • La commissione dura per i primi 6 mesi dell’abbonamento
  • Pagata mensilmente tramite il tuo account Stripe collegato
  • Tieni traccia di tutti i referral e i guadagni in Impostazioni → Referral

Suggerimenti per condividere

  • Condividi con artisti nel tuo studio o nella tua comunità locale
  • Pubblica il tuo codice nelle storie di Instagram o nei gruppi di artisti
  • I referral hanno una finestra di attribuzione di 90 giorni: non devono iscriversi immediatamente
  • Più artisti referisci, più guadagni in modo passivo

Gestione dello studio

Configurare il tuo studio

  • Disponibile con il piano Studio: effettua l’upgrade in Impostazioni → Fatturazione
  • Vai su Impostazioni → Studio per gestire il tuo studio
  • Aggiungi artisti inserendo il loro indirizzo email
  • Gli artisti ricevono un invito e creano il proprio account InkFlow

Come funziona l’accesso allo studio

  • Come proprietario dello studio, puoi vedere i dati di tutti gli artisti
  • Ogni artista vede solo i propri clienti, prenotazioni e messaggi
  • Gli artisti nel tuo piano Studio ereditano un account di livello Pro senza costi aggiuntivi
  • Ruoli: Proprietario (accesso completo) e Artista (accesso individuale)

Gestire gli artisti dello studio

  • Aggiungi o rimuovi artisti in qualsiasi momento da Impostazioni → Studio
  • Aggiorna i nomi visualizzati o i dettagli degli artisti se necessario
  • Tutti i dati sono isolati in modo sicuro: gli artisti non possono vedere i clienti degli altri
  • I proprietari dello studio possono monitorare prenotazioni ed entrate dell’intero team

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