Guide utilisateur InkFlow

Tout ce que vous devez savoir pour maîter InkFlow et optimiser votre activité de tatouage

Navigation rapide

Premiers pas

1. Complétez votre profil

  • Allez dans Paramètres → Profil
  • Ajoutez votre nom d'affichage, votre bio et vos coordonnées
  • Votre photo de profil est automatiquement récupérée depuis votre compte Instagram connecté
  • Définissez votre e-mail professionnel pour les réponses des clients

2. Connectez Instagram

  • Allez dans Paramètres → Instagram
  • Cliquez sur « Connecter le compte Instagram »
  • Connectez-vous avec votre compte Instagram Business
  • Accordez les autorisations à InkFlow
  • Vos DMs Instagram se synchronisent maintenant automatiquement !

Important : Vous devez avoir un compte Instagram Business ou Créateur, pas un compte personnel.

3. Explorez le tableau de bord

  • Consultez vos statistiques : nouvelles demandes, réservations et revenus
  • Voir les messages récents des clients
  • Vérifier les prochains rendez-vous
  • Surveiller les acomptes en attente

Intégration Instagram

Fonctionnement de la synchronisation Instagram

  • InkFlow reçoit automatiquement tous les DMs Instagram en temps réel
  • Les messages des clients apparaissent instantanément dans votre boîte de réception
  • Vous pouvez répondre directement depuis InkFlow
  • Tout l'historique des conversations est enregistré et consultable

Envoyer des messages

  • Allez dans la boîte de réception ou cliquez sur un client
  • Tapez votre message dans la zone de chat
  • Cliquez sur Envoyer : le message est envoyé directement sur Instagram
  • Si Instagram échoue, InkFlow envoie automatiquement par e-mail !

Fenêtres de messagerie Instagram

  • Fenêtre de 24 heures : fenêtre de messagerie standard pour les réponses des clients
  • Fenêtre de 7 jours : messagerie étendue avec balise agent humain
  • Dans les 7 jours : tous les messages envoyés par DM Instagram
  • Après 7 jours : les messages basculent automatiquement vers l'e-mail
  • La solution de repli e-mail est transparente : les clients ne verront pas la différence !

Réponses automatiques FAQ

Configurer les réponses automatiques

  • Allez dans Paramètres → FAQ
  • Cliquez sur « Ajouter une FAQ »
  • Ajoutez des mots-clés (ex. : « prix », « tarif horaire », « coût »)
  • Écrivez votre message de réponse
  • Activez « Activé » pour l'activer

Comment ça fonctionne

  • Quand un client vous écrit avec un mot-clé, InkFlow répond automatiquement et instantanément
  • Les mots-clés sont comparés sans distinction de casse
  • Fonctionne avec les limites de mots (ne correspond pas aux mots partiels)
  • Vous pouvez ajouter plusieurs mots-clés par FAQ
  • Idéal pour les prix, la disponibilité, le processus de réservation, etc.

Conseils de pro

  • Utilisez des variantes courantes : « prix », « coût », « combien », « tarifs »
  • Gardez les réponses amicales et conversationnelles
  • Incluez un appel à l'action : « Écrivez-moi pour des devis personnalisés ! »
  • Mettez à jour les FAQ de façon saisonnière ou lors des changements de prix

Gestion des clients

Ajouter des clients

  • Les clients sont automatiquement ajoutés quand ils vous envoient un DM sur Instagram
  • Ou ajoutez-les manuellement : allez dans Clients → Ajouter un client
  • Entrez leur nom, e-mail, téléphone et identifiant Instagram
  • Ajoutez des notes sur les préférences de design ou les allergies

Profils clients

  • Voir tous les messages avec un client
  • Consulter l'historique des réservations et les prochains rendez-vous
  • Suivre les paiements et les acomptes
  • Envoyer des formulaires de consentement, de renseignements et des demandes d'acompte
  • Ajouter des notes internes (les clients ne peuvent pas les voir)

Messagerie avec les clients

  • Ouvrez n'importe quel profil client
  • Tapez votre message dans la zone de chat
  • InkFlow essaie d'abord Instagram, puis l'e-mail en solution de repli
  • Les réponses par e-mail vont directement à votre adresse professionnelle

Identification des clients récurrents

  • Les clients qui réservent à nouveau sont automatiquement identifiés comme récurrents
  • Un badge « Récurrent » apparaît sur leur profil et dans votre boîte de réception
  • Utilisez cela pour offrir un accès prioritaire à la liste d'attente ou un traitement VIP
  • Vous aide à reconnaître et récompenser les clients fidèles d'un coup d'œil

Réservations et rendez-vous

Créer des réservations

  • Allez dans Calendrier → Nouvelle réservation
  • Sélectionnez le client (ou créez-en un nouveau)
  • Choisissez la date, l'heure et la durée
  • Ajoutez les détails de la séance et le prix
  • Définissez le montant de l'acompte si nécessaire
  • Envoyez la confirmation de réservation par Instagram ou e-mail

Gérer les rendez-vous

  • Voir toutes les réservations dans la vue calendrier
  • Filtrer par à venir, passés ou tous
  • Marquer les acomptes comme payés à la réception
  • Envoyer des rappels de réservation aux clients
  • Reprogrammer ou annuler si nécessaire

Rappels de réservation

  • InkFlow envoie des rappels automatiques par Instagram
  • Les rappels sont envoyés 24 heures avant le rendez-vous
  • Comprend les détails du rendez-vous et votre adresse
  • Bascule vers l'e-mail si Instagram n'est pas disponible

Flux de calendrier (iCal)

  • Exportez vos réservations vers n'importe quelle application de calendrier (Google, Apple, Outlook)
  • Allez dans Paramètres → Profil pour trouver l'URL de votre flux de calendrier
  • Copiez le lien iCal et abonnez-vous dans votre application de calendrier préférée
  • Le calendrier se synchronise automatiquement lorsque des réservations sont ajoutées ou modifiées

Acomptes et paiements

Envoyer des demandes d'acompte

  • Créez une réservation : une invite d'acompte apparaîtt automatiquement
  • Entrez le montant de l'acompte (minimum 10 $)
  • Choisissez votre mode de paiement : Stripe ou votre lien personnalisé
  • InkFlow envoie le lien à votre client par DM Instagram ou e-mail
  • Marquez comme payé dès réception du paiement

Méthodes de paiement

  • Option 1 — Stripe : connectez votre compte Stripe dans Paramètres → Intégrations pour des liens de paiement automatiques
  • Option 2 — Lien personnalisé : ajoutez votre lien Venmo, Cash App, PayPal ou Zelle dans Paramètres → Intégrations
  • Vous pouvez configurer les deux et choisir lequel utiliser lors de chaque envoi d'acompte
  • InkFlow envoie le lien que vous sélectionnez à votre client

Configurer un lien de paiement personnalisé

  • Allez dans Paramètres → Intégrations → Lien de paiement personnalisé
  • Collez l'URL de votre profil de paiement (ex. : venmo.com/u/votrenom ou cash.app/$votrenom)
  • Enregistrez : il apparaîtra maintenant comme option lors des demandes d'acompte
  • Le client reçoit votre lien avec le montant de l'acompte dans le message

Calendriers de paiement de projet

  • Pour les projets multi-séances : allez dans Projets → Nouveau projet
  • Configurez le calendrier de paiement (ex. : 3 séances, 500 $ chacune)
  • Envoyez des demandes de paiement pour chaque séance via Stripe
  • Suivez quels paiements sont effectués

Stripe Connect

  • Connectez votre propre compte Stripe via Paramètres → Intégrations
  • Les clients paient en toute sécurité via Stripe : les fonds vont directement à vous
  • InkFlow génère un lien de paiement et l'envoie automatiquement par Instagram ou e-mail
  • Consultez les paiements et l'historique des transactions dans votre tableau de bord Stripe

Formulaires de consentement et de renseignements

Créer des formulaires

  • Allez dans Paramètres → Formulaire de renseignements pour personnaliser votre formulaire
  • Ajoutez ou supprimez des questions pour correspondre à votre processus
  • Personnalisez avec le nom de votre studio et vos coordonnées
  • Enregistrez comme modèle par défaut pour le réutiliser avec tous les clients

Envoyer des formulaires aux clients

  • Ouvrez le profil client
  • Cliquez sur « Envoyer le formulaire de consentement » ou « Envoyer le formulaire de renseignements »
  • InkFlow génère un lien unique
  • Le lien est envoyé par DM Instagram ou e-mail
  • Vous serez notifié quand le client aura complété le formulaire

Consulter les réponses

  • Allez dans Formulaires → Soumissions
  • Voir tous les formulaires complétés
  • Téléchargez des PDF pour vos dossiers
  • Les formulaires sont stockés en sécurité

Système de soins post-tatouage

Configurer les modèles de soins post-tatouage

  • Allez dans Paramètres → Modèles de soins post-tatouage
  • Créez trois types de messages :
  • • Immédiat : envoyé juste après la séance
  • • Jour 3 : suivi à 3 jours
  • • Jour 14 : demande de photo à 2 semaines
  • Personnalisez les instructions pour votre style/processus

Envoyer les soins post-tatouage

  • Créez ou modifiez une réservation
  • Cochez « Activer les soins post-tatouage »
  • Sélectionnez les messages à envoyer (immédiat, jour 3, jour 14)
  • Les soins sont envoyés automatiquement selon la date du rendez-vous
  • Instagram d'abord, repli e-mail après 7 jours

Instagram + repli e-mail

  • Dans les 7 jours : envoyé par DM Instagram (balise agent humain)
  • Après 7 jours : bascule automatiquement vers l'e-mail
  • L'e-mail apparaît comme « Votre nom via InkFlow »
  • Les réponses des clients vont directement à votre e-mail professionnel
  • Vous ne perdez jamais le contact avec vos clients !

Gestion de la liste d'attente

Ajouter des clients à la liste d'attente

  • Allez dans Liste d'attente → Ajouter à la liste d'attente
  • Sélectionnez le client
  • Choisissez le type de notification :
  • • Créneau disponible : lors d'une annulation
  • • Accès prioritaire : accès VIP aux réservations anticipées
  • Ajoutez une date/heure disponible optionnelle

Envoyer des notifications de liste d'attente

  • Quand un créneau s'ouvre, allez dans Liste d'attente
  • Sélectionnez les clients à notifier
  • Cliquez sur « Envoyer la notification »
  • Message envoyé par Instagram ou e-mail
  • Le premier à répondre obtient le créneau !

Gérer l'accès prioritaire

  • Donnez aux clients récurrents un accès prioritaire aux réservations
  • Notifiez-les avant l'annonce publique
  • Fidélisez et remplissez votre agenda plus vite

Système de repli e-mail

Fonctionnement du repli e-mail

  • InkFlow essaie toujours d'abord le DM Instagram
  • Si Instagram échoue ou n'est pas disponible, envoie automatiquement un e-mail
  • L'e-mail apparaît comme : « Votre nom via InkFlow <info@inkflowtattoo.com> »
  • Répondre à est défini sur VOTRE e-mail professionnel
  • Les réponses des clients vous parviennent directement !

Quand le repli e-mail s'active

  • Problèmes de connexion Instagram
  • Le client ne vous a pas écrit en premier (pas d'identifiant expéditeur)
  • En dehors de la fenêtre de messagerie de 24 heures
  • Messages de soins post-tatouage après 7 jours
  • Le client n'a pas d'identifiant Instagram mais a un e-mail

Avantages

  • Ne perdez jamais le contact avec les clients
  • Apparence professionnelle de l'e-mail
  • Les clients peuvent vous répondre directement
  • Fonctionne pour les acomptes, paiements, liste d'attente et messages
  • Transparent : les clients ne verront pas la différence !

Boîte de réception et messagerie

Gérer votre boîte de réception

  • Tous les DMs Instagram apparaissent dans la boîte de réception
  • Mises à jour en temps réel : aucun rafraîchissement nécessaire
  • Filtrer par Nouveau, Contacté, Réservé
  • Rechercher des clients ou messages spécifiques
  • Marquer les demandes comme contactées ou réservées

Flux de traitement des demandes

  • Nouveau DM reçu → apparaît comme demande « Nouvelle »
  • Répondre au client → marqué automatiquement comme « Contacté »
  • Créer une réservation → marqué automatiquement comme « Réservé »
  • Suivez les taux de conversion et les temps de réponse

Fonctionnalités de messagerie

  • Voir l'historique complet des conversations
  • Voir le panneau d'informations client
  • Actions rapides : envoyer un formulaire, demander un acompte, prendre rendez-vous
  • Marquez les demandes comme Contacté ou Réservé directement depuis la boîte de réception

Paramètres et personnalisation

Paramètres du profil

  • Mettez à jour votre nom d'affichage et votre bio
  • Définissez l'e-mail et le téléphone professionnels
  • La photo de profil est automatiquement récupérée depuis votre compte Instagram connecté
  • Configurez les préférences de notification

Paramètres Instagram

  • Connecter/déconnecter Instagram
  • Voir le statut de la connexion
  • Actualiser le jeton d'accès si nécessaire
  • Tester la fonctionnalité DM

Paramètres de l'entreprise

  • Définissez votre fuseau horaire pour des horaires de rendez-vous précis
  • Ajoutez votre adresse professionnelle (incluse dans les rappels de réservation)
  • Copiez l'URL du flux de calendrier pour vous abonner via Google, Apple ou Outlook
  • Gérez vos modèles de soins post-tatouage dans Paramètres → Modèles de soins post-tatouage

Paramètres de notification

  • Notifications par e-mail pour les nouvelles demandes et mises à jour de réservation
  • Notifications push pour les nouveaux DMs et rappels de réservation
  • Activez le push web dans Paramètres → Notifications push
  • Utilisateurs iOS : installez InkFlow comme PWA pour la prise en charge complète des notifications push
  • Configurez les préférences par événement dans Préférences de notification

Conseils de pro et meilleures pratiques

Maximiser les conversions

  • Répondez aux demandes en moins d'1 heure pour de meilleurs résultats
  • Utilisez les réponses automatiques FAQ pour un engagement instantané
  • Envoyez les formulaires de renseignements tôt pour qualifier les prospects
  • Demandez des acomptes pour sécuriser les réservations
  • Faites un suivi avec les soins post-tatouage pour fidéliser

Restez organisé

  • Ajoutez des notes détaillées aux profils clients
  • Utilisez l'identification des clients récurrents pour identifier les clients fidèles et VIP
  • Gardez votre calendrier à jour en temps réel
  • Réservez du temps chaque jour pour consulter la boîte de réception
  • Marquez les demandes comme Contacté ou Réservé pour suivre votre pipeline

Construisez votre marque

  • Personnalisez les réponses automatiques FAQ pour correspondre à la voix de votre marque
  • Utilisez des messages cohérents sur tous les points de contact
  • Dirigez les nouveaux clients vers votre Instagram : InkFlow s'occupe du reste
  • Publiez des témoignages de clients et des résultats cicatrisés pour développer votre portfolio
  • Exploitez la liste d'attente pour créer de la demande et combler rapidement les annulations

Éviter les erreurs courantes

  • N'oubliez pas d'activer les soins post-tatouage pour les réservations
  • Vérifiez toujours les adresses e-mail des clients
  • Testez vos liens de paiement avant de les envoyer
  • Maintenez Instagram connecté (vérifiez mensuellement)
  • Sauvegardez régulièrement les données clients

Approbation des esquisses

Télécharger des esquisses

  • Allez dans Esquisses → Nouvelle esquisse
  • Sélectionnez le client et téléchargez votre/vos fichier(s) de design
  • Ajoutez des notes ou instructions pour le client
  • Enregistrez comme brouillon jusqu'à ce que vous soyez prêt à partager

Envoyer pour approbation

  • Ouvrez l'esquisse et cliquez sur « Envoyer au client »
  • InkFlow génère un lien public de visualisation unique
  • Le lien est envoyé par DM Instagram ou e-mail
  • Le client peut voir l'esquisse sans avoir de compte
  • Vous serez notifié quand le client répondra

Suivi du statut

  • Les esquisses progressent : Brouillon → Envoyé → Approuvé / Révision demandée
  • Voir toutes les esquisses et leur statut depuis la page Esquisses
  • Les esquisses approuvées sont enregistrées dans le profil du client
  • Les demandes de révision incluent les notes de retour du client

Portfolio et projets

Projets multi-séances

  • Allez dans Projets → Nouveau projet pour regrouper des séances liées
  • Ajoutez chaque séance avec sa date, son prix et sa durée
  • Suivez le statut de paiement par séance
  • Idéal pour les grandes pièces, les manches ou les dos sur plusieurs visites

Construire votre portfolio

  • Allez dans Portfolio pour voir votre galerie de réalisations
  • Téléchargez des photos cicatrisées ou finies pour présenter votre style
  • Les photos peuvent être ajoutées manuellement ou collectées automatiquement via les soins post-tatouage
  • Quand un client envoie une photo cicatrisée via les soins, vous pouvez l'approuver pour votre portfolio

Ajout automatique depuis les soins post-tatouage

  • Activez « Demander une photo » dans votre modèle de soins du jour 14
  • Les clients reçoivent un message automatique demandant des photos cicatrisées
  • Les photos approuvées sont ajoutées directement à votre portfolio
  • Aucun téléchargement manuel nécessaire : cela se fait automatiquement

Notifications push

Activer les notifications push

  • Allez dans Paramètres → Notifications push
  • Cliquez sur « Activer les notifications push »
  • Autorisez la permission du navigateur lorsque demandé
  • Les notifications fonctionnent sur les navigateurs de bureau et Android

Support iOS (iPhone/iPad)

  • Ouvrez InkFlow dans Safari sur votre iPhone ou iPad
  • Appuyez sur le bouton Partager, puis « Ajouter à l'écran d'accueil »
  • Ouvrez InkFlow depuis l'icône de l'écran d'accueil (pas depuis Safari)
  • Allez dans Paramètres → Notifications push et activez-les
  • Vous recevrez maintenant des alertes push comme une application native

Les notifications push iOS nécessitent qu'InkFlow soit installé comme PWA via l'option « Ajouter à l'écran d'accueil » de Safari.

Ce dont vous serez notifié

  • Nouveaux DMs et demandes Instagram
  • Demandes de confirmation de réservation
  • Rappels de rendez-vous à venir (24 heures avant)
  • Soumissions de formulaires clients et approbations d'esquisses

Programme de parrainage

Votre code de parrainage

  • Allez dans Paramètres → Parrainages
  • Cliquez sur « Générer mon code de parrainage » si vous n'en avez pas encore
  • Partagez votre code unique avec d'autres tatoueurs
  • Quand ils s'inscrivent avec votre code, vous gagnez une commission

Fonctionnement des commissions

  • Gagnez 20 % de commission chaque mois où votre filleul est abonné actif
  • La commission court pendant les 6 premiers mois de leur abonnement
  • Payée mensuellement via votre compte Stripe connecté
  • Suivez tous les parrainages et gains dans Paramètres → Parrainages

Conseils pour partager

  • Partagez avec des artistes de votre studio ou de votre communauté locale
  • Publiez votre code dans des stories Instagram ou des groupes d'artistes
  • Les parrainages ont une fenêtre d'attribution de 90 jours : ils n'ont pas à s'inscrire immédiatement
  • Plus vous parrainez d'artistes, plus vous gagnez passivement

Gestion du studio

Configurer votre studio

  • Disponible avec le plan Studio : passez à la formule supérieure dans Paramètres → Facturation
  • Allez dans Paramètres → Studio pour gérer votre studio
  • Ajoutez des artistes en entrant leur adresse e-mail
  • Les artistes reçoivent une invitation et créent leur propre compte InkFlow

Fonctionnement de l'accès au studio

  • En tant que propriétaire du studio, vous pouvez voir les données de tous les artistes
  • Chaque artiste ne voit que ses propres clients, réservations et messages
  • Les artistes de votre plan Studio héritent d'un compte de niveau Pro sans coût supplémentaire
  • Rôles : Propriétaire (accès complet) et Artiste (accès individuel)

Gérer les artistes du studio

  • Ajoutez ou supprimez des artistes à tout moment dans Paramètres → Studio
  • Mettez à jour les noms d'affichage ou détails des artistes au besoin
  • Toutes les données sont isolées en toute sécurité : les artistes ne peuvent pas voir les clients des autres
  • Les propriétaires de studio peuvent surveiller les réservations et les revenus de toute l'équipe

Besoin d'aide ?

Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Notre équipe d'assistance est là pour vous aider à tirer le meilleur parti d'InkFlow.

Contacter le supportCommencer à utiliser InkFlow
InkFlow - Tattoo Artist Booking & Client Management Software