Guía de usuario de InkFlow

Todo lo que necesitas saber para dominar InkFlow y optimizar tu negocio de tatuajes

Navegación rápida

Primeros pasos

1. Completa tu perfil

  • Ve a Configuración → Perfil
  • Añade tu nombre para mostrar, bio e información de contacto
  • Tu foto de perfil se obtiene automáticamente de tu cuenta de Instagram conectada
  • Establece tu correo electrónico comercial para las respuestas de clientes

2. Conecta Instagram

  • Ve a Configuración → Instagram
  • Haz clic en “Conectar cuenta de Instagram”
  • Inicia sesión con tu cuenta de Instagram Business
  • Concede permisos a InkFlow
  • ¡Tus DMs de Instagram se sincronizarán automáticamente ahora!

Importante: Debes tener una cuenta de Instagram Business o Creator, no una cuenta personal.

3. Explora el panel de control

  • Consulta tus estadísticas: nuevas consultas, reservas e ingresos
  • Ve los mensajes recientes de clientes
  • Revisa tus próximas citas
  • Controla los depósitos pendientes

Integración con Instagram

Cómo funciona la sincronización con Instagram

  • InkFlow recibe automáticamente todos los DMs de Instagram en tiempo real
  • Los mensajes de los clientes aparecen instantáneamente en tu bandeja de entrada
  • Puedes responder directamente desde InkFlow
  • Todo el historial de conversaciones se guarda y es buscable

Enviar mensajes

  • Ve a la bandeja de entrada o haz clic en un cliente
  • Escribe tu mensaje en el cuadro de chat
  • Haz clic en Enviar: va directamente a Instagram
  • ¡Si Instagram falla, InkFlow envía automáticamente por correo electrónico!

Ventanas de mensajería de Instagram

  • Ventana de 24 horas: ventana de mensajería estándar para respuestas de clientes
  • Ventana de 7 días: mensajería extendida con etiqueta de agente humano
  • Dentro de 7 días: todos los mensajes se envían por DM de Instagram
  • Después de 7 días: los mensajes pasan automáticamente al correo electrónico
  • ¡El respaldo por correo es transparente: los clientes no notarán la diferencia!

Respuestas automáticas de FAQ

Configurar respuestas automáticas

  • Ve a Configuración → FAQs
  • Haz clic en “Añadir FAQ”
  • Añade palabras clave (p. ej., “precio”, “por hora”, “costo”)
  • Escribe tu mensaje de respuesta
  • Activa “Habilitado” para activarlo

Cómo funciona

  • Cuando un cliente te escribe con una palabra clave, InkFlow responde automáticamente al instante
  • Las palabras clave se comparan sin distinguir mayúsculas y minúsculas
  • Funciona con límites de palabras (no coincide con palabras parciales)
  • Puedes añadir múltiples palabras clave por FAQ
  • Ideal para precios, disponibilidad, proceso de reserva, etc.

Consejos profesionales

  • Usa variaciones comunes: “precio”, “costo”, “cuánto cuesta”, “tarifas”
  • Mantén las respuestas amigables y conversacionales
  • Incluye una llamada a la acción: “¡Escríbeme para presupuestos personalizados!”
  • Actualiza las FAQs estacionalmente o cuando cambien los precios

Gestión de clientes

Añadir clientes

  • Los clientes se añaden automáticamente cuando te escriben por DM en Instagram
  • O añádelos manualmente: ve a Clientes → Añadir cliente
  • Introduce su nombre, correo electrónico, teléfono y usuario de Instagram
  • Añade notas sobre preferencias de diseño o alergias

Perfiles de clientes

  • Ver todos los mensajes con un cliente
  • Consultar historial de reservas y próximas citas
  • Hacer seguimiento de pagos y depósitos
  • Enviar formularios de consentimiento, formularios de ingreso y solicitudes de depósito
  • Añadir notas internas (los clientes no pueden verlas)

Mensajería con clientes

  • Abre cualquier perfil de cliente
  • Escribe tu mensaje en el cuadro de chat
  • InkFlow intenta primero por Instagram, luego por correo electrónico como respaldo
  • Las respuestas por correo van directamente a tu correo comercial

Etiquetado de clientes recurrentes

  • Los clientes que vuelven a reservar se marcan automáticamente como recurrentes
  • Aparece un distintivo de “Recurrente” en su perfil y en tu bandeja de entrada
  • Usa esto para ofrecer acceso prioritario a la lista de espera o trato VIP
  • Te ayuda a reconocer y recompensar a los clientes fieles de un vistazo

Reservas y citas

Crear reservas

  • Ve a Calendario → Nueva reserva
  • Selecciona el cliente (o crea uno nuevo)
  • Elige fecha, hora y duración
  • Añade detalles de la sesión y precio
  • Establece el monto del depósito si es necesario
  • Envía confirmación de reserva por Instagram o correo electrónico

Gestionar citas

  • Ver todas las reservas en la vista de calendario
  • Filtrar por próximas, pasadas o todas
  • Marcar depósitos como pagados cuando se reciben
  • Enviar recordatorios de reserva a los clientes
  • Reprogramar o cancelar si es necesario

Recordatorios de citas

  • InkFlow envía recordatorios automáticos por Instagram
  • Los recordatorios se envían 24 horas antes de la cita
  • Incluye detalles de la cita y tu ubicación
  • Recurre al correo electrónico si Instagram no está disponible

Feed de calendario (iCal)

  • Exporta tus reservas a cualquier aplicación de calendario (Google, Apple, Outlook)
  • Ve a Configuración → Perfil para encontrar la URL de tu feed de calendario
  • Copia el enlace iCal y susíscribete en tu aplicación de calendario preferida
  • El calendario se sincroniza automáticamente cuando se añaden o cambian reservas

Depósitos y pagos

Enviar solicitudes de depósito

  • Crea una reserva: aparece automáticamente un aviso de depósito
  • Introduce el monto del depósito (mínimo 10 $)
  • Elige tu método de pago: Stripe o tu enlace personalizado
  • InkFlow envía el enlace a tu cliente por DM de Instagram o correo electrónico
  • Marca como pagado una vez que recibas el pago

Métodos de pago

  • Opción 1 — Stripe: conecta tu cuenta de Stripe en Configuración → Integraciones para obtener enlaces de pago automáticos
  • Opción 2 — Enlace personalizado: añade tu enlace de Venmo, Cash App, PayPal o Zelle en Configuración → Integraciones
  • Puedes configurar ambos y elegir cuál usar al enviar cada depósito
  • InkFlow envía el enlace que selecciones a tu cliente

Configurar un enlace de pago personalizado

  • Ve a Configuración → Integraciones → Enlace de pago personalizado
  • Pega la URL de tu perfil de pago (p. ej., venmo.com/u/tunombre o cash.app/$tunombre)
  • Guarda: ahora aparecerá como opción al enviar solicitudes de depósito
  • El cliente recibe tu enlace con el monto del depósito en el mensaje

Calendario de pagos del proyecto

  • Para proyectos de varias sesiones: ve a Proyectos → Nuevo proyecto
  • Configura el calendario de pagos (p. ej., 3 sesiones, 500 $ cada una)
  • Envía solicitudes de pago por cada sesión a través de Stripe
  • Controla qué pagos están completados

Stripe Connect

  • Conecta tu propia cuenta de Stripe en Configuración → Integraciones
  • Los clientes pagan de forma segura a través de Stripe: los fondos van directamente a ti
  • InkFlow genera un enlace de pago y lo envía automáticamente por Instagram o correo electrónico
  • Consulta los pagos e historial de transacciones en tu panel de Stripe

Formularios de consentimiento e ingreso

Crear formularios

  • Ve a Configuración → Formulario de ingreso para personalizar tu formulario
  • Añade o elimina preguntas para ajustarlas a tu proceso
  • Personaliza con el nombre de tu estudio y datos comerciales
  • Guárdalo como plantilla predeterminada para reutilizarlo con todos los clientes

Enviar formularios a clientes

  • Abre el perfil del cliente
  • Haz clic en “Enviar formulario de consentimiento” o “Enviar formulario de ingreso”
  • InkFlow genera un enlace único
  • El enlace se envía por DM de Instagram o correo electrónico
  • Recibirás una notificación cuando el cliente complete el formulario

Ver respuestas

  • Ve a Formularios → Envíos
  • Consulta todos los formularios completados
  • Descarga PDF para tus registros
  • Los formularios se almacenan de forma segura

Sistema de cuidados posteriores

Configurar plantillas de cuidados posteriores

  • Ve a Configuración → Plantillas de cuidados posteriores
  • Crea tres tipos de mensajes:
  • • Inmediato: Enviado justo después de la sesión
  • • Día 3: Seguimiento a los 3 días
  • • Día 14: Solicitud de foto a las 2 semanas
  • Personaliza las instrucciones para tu estilo/proceso

Enviar cuidados posteriores

  • Crea o edita una reserva
  • Marca “Activar cuidados posteriores”
  • Selecciona qué mensajes enviar (inmediato, día 3, día 14)
  • Los cuidados posteriores se envían automáticamente según la fecha de la cita
  • Primero Instagram, respaldo por correo después de 7 días

Instagram + respaldo por correo electrónico

  • Dentro de 7 días: enviado por DM de Instagram (etiqueta de agente humano)
  • Después de 7 días: cambia automáticamente al correo electrónico
  • El correo aparece como “Tu nombre vía InkFlow”
  • Las respuestas de los clientes van directamente a tu correo comercial
  • ¡Nunca pierdes el contacto con tus clientes!

Gestión de lista de espera

Añadir clientes a la lista de espera

  • Ve a Lista de espera → Añadir a lista de espera
  • Selecciona el cliente
  • Elige el tipo de notificación:
  • • Hueco disponible: cuando tengas una cancelación
  • • Acceso prioritario: acceso de reserva anticipada VIP
  • Añade fecha/hora disponible opcional

Enviar notificaciones de lista de espera

  • Cuando se abra un hueco, ve a Lista de espera
  • Selecciona los clientes a notificar
  • Haz clic en “Enviar notificación”
  • Mensaje enviado por Instagram o correo electrónico
  • ¡El primero en responder se queda con el hueco!

Gestionar el acceso prioritario

  • Da a los clientes recurrentes prioridad de reserva
  • Notifícalos antes del anuncio público
  • Fomenta la fidelidad y llena tu calendario más rápido

Sistema de respaldo por correo electrónico

Cómo funciona el respaldo por correo electrónico

  • InkFlow siempre intenta primero el DM de Instagram
  • Si Instagram falla o no está disponible, envía automáticamente por correo electrónico
  • El correo aparece como: “Tu nombre vía InkFlow <info@inkflowtattoo.com>”
  • El campo Responder a se establece en TU correo comercial
  • ¡Las respuestas de los clientes te llegan directamente!

Cuándo se activa el respaldo por correo

  • Problemas de conexión con Instagram
  • El cliente no te ha escrito primero (sin ID de remitente)
  • Fuera de la ventana de mensajería de 24 horas
  • Mensajes de cuidados posteriores después de 7 días
  • El cliente no tiene usuario de Instagram pero sí correo electrónico

Beneficios

  • Nunca pierdas el contacto con los clientes
  • Apariencia profesional del correo electrónico
  • Los clientes pueden responderte directamente
  • Funciona para depósitos, pagos, lista de espera y mensajes
  • ¡Transparente: los clientes no notarán la diferencia!

Bandeja de entrada y mensajería

Gestionar tu bandeja de entrada

  • Todos los DMs de Instagram aparecen en la bandeja de entrada
  • Actualizaciones en tiempo real: sin necesidad de refrescar
  • Filtra por Nuevo, Contactado, Reservado
  • Busca clientes o mensajes específicos
  • Marca las consultas como contactadas o reservadas

Flujo de trabajo de consultas

  • Llega un nuevo DM → aparece como consulta “Nueva”
  • Respondes al cliente → se marca automáticamente como “Contactado”
  • Creas una reserva → se marca automáticamente como “Reservado”
  • Controla las tasas de conversión y los tiempos de respuesta

Funciones de mensajería

  • Ver el historial completo de conversaciones
  • Ver la barra lateral de información del cliente
  • Acciones rápidas: enviar formulario, solicitar depósito, reservar cita
  • Marca las consultas como Contactado o Reservado directamente desde la bandeja de entrada

Configuración y personalización

Configuración del perfil

  • Actualiza tu nombre para mostrar y tu bio
  • Establece el correo electrónico y teléfono comercial
  • La foto de perfil se obtiene automáticamente de tu cuenta de Instagram conectada
  • Configura las preferencias de notificación

Configuración de Instagram

  • Conectar/desconectar Instagram
  • Ver el estado de la conexión
  • Actualizar el token de acceso si es necesario
  • Probar la funcionalidad de DM

Configuración empresarial

  • Establece tu zona horaria para horarios de citas precisos
  • Añade tu dirección comercial (incluida en los recordatorios de reserva)
  • Copia la URL del feed de calendario para suscribirte en Google, Apple o Outlook
  • Gestiona tus plantillas de cuidados posteriores en Configuración → Plantillas de cuidados posteriores

Configuración de notificaciones

  • Notificaciones por correo para nuevas consultas y actualizaciones de reservas
  • Notificaciones push para nuevos DMs y recordatorios de reservas
  • Activa el push web en Configuración → Notificaciones push
  • Usuarios de iOS: instala InkFlow como PWA para soporte completo de notificaciones push
  • Configura las preferencias por evento en Preferencias de notificación

Consejos profesionales y mejores prácticas

Maximizar conversiones

  • Responde a las consultas en menos de 1 hora para mejores resultados
  • Usa respuestas automáticas de FAQ para interacción instantánea
  • Envía formularios de ingreso pronto para calificar leads
  • Solicita depósitos para asegurar las reservas
  • Haz seguimiento con cuidados posteriores para generar fidelidad

Manténete organizado

  • Añade notas detalladas a los perfiles de clientes
  • Usa el etiquetado de clientes recurrentes para identificar clientes leales y VIP
  • Mantén tu calendario actualizado en tiempo real
  • Reserva tiempo cada día para revisar la bandeja de entrada
  • Marca las consultas como Contactado o Reservado para hacer seguimiento de tu flujo

Construye tu marca

  • Personaliza las respuestas automáticas de FAQ para que coincidan con la voz de tu marca
  • Usa mensajes coherentes en todos los puntos de contacto
  • Dirige a los nuevos clientes a tu Instagram: InkFlow se encarga del resto
  • Publica testimonios de clientes y trabajos curados para hacer crecer tu portfolio
  • Aprovecha la lista de espera para crear demanda y cubrir cancelaciones rápidamente

Evitar errores comunes

  • No olvides activar los cuidados posteriores para las reservas
  • Verifica siempre las direcciones de correo electrónico de los clientes
  • Prueba tus enlaces de pago antes de enviarlos
  • Mantén Instagram conectado (revisa mensualmente)
  • Realiza copias de seguridad de los datos de clientes regularmente

Aprobación de bocetos

Subir bocetos

  • Ve a Bocetos → Nuevo boceto
  • Selecciona el cliente y sube tu(s) archivo(s) de diseño
  • Añade notas o instrucciones para el cliente
  • Guárdalo como borrador hasta que estés listo para compartirlo

Enviar para aprobación

  • Abre el boceto y haz clic en “Enviar al cliente”
  • InkFlow genera un enlace público de visualización único
  • El enlace se envía por DM de Instagram o correo electrónico
  • El cliente puede ver el boceto sin necesidad de una cuenta
  • Recibirás una notificación cuando el cliente responda

Seguimiento del estado

  • Los bocetos avanzan por: Borrador → Enviado → Aprobado / Revisión solicitada
  • Ve todos los bocetos y su estado desde la página de Bocetos
  • Los bocetos aprobados se guardan en el perfil del cliente
  • Las solicitudes de revisión incluyen notas de retroalimentación del cliente

Portfolio y proyectos

Proyectos de varias sesiones

  • Ve a Proyectos → Nuevo proyecto para agrupar sesiones relacionadas
  • Añade cada sesión con su fecha, precio y duración
  • Controla el estado de pago por sesión
  • Ideal para piezas grandes, mangas o piezas de espalda a lo largo de varias visitas

Construir tu portfolio

  • Ve a Portfolio para ver tu galería de trabajos terminados
  • Sube fotos curadas o terminadas para mostrar tu estilo
  • Las fotos pueden añadirse manualmente o recopilarse automáticamente mediante los cuidados posteriores
  • Cuando un cliente envía una foto curada a través de los cuidados posteriores, puedes aprobarla para tu portfolio

Añadir automáticamente desde cuidados posteriores

  • Activa “Solicitar foto” en tu plantilla de cuidados posteriores del día 14
  • Los clientes reciben un mensaje automático solicitando fotos curadas
  • Las fotos aprobadas se añaden directamente a tu portfolio
  • Sin necesidad de carga manual: ocurre automáticamente

Notificaciones push

Activar notificaciones push

  • Ve a Configuración → Notificaciones push
  • Haz clic en “Activar notificaciones push”
  • Permite el permiso del navegador cuando se solicite
  • Las notificaciones funcionan en navegadores de escritorio y Android

Soporte en iOS (iPhone/iPad)

  • Abre InkFlow en Safari en tu iPhone o iPad
  • Toca el botón Compartir y luego “Añadir a la pantalla de inicio”
  • Abre InkFlow desde el icono de la pantalla de inicio (no desde Safari)
  • Ve a Configuración → Notificaciones push y actívalas
  • Ahora recibirás alertas push como si fuera una aplicación nativa

Las notificaciones push en iOS requieren que InkFlow esté instalado como PWA a través de la opción “Añadir a la pantalla de inicio” de Safari.

De qué recibirás notificaciones

  • Nuevos DMs e consultas de Instagram
  • Solicitudes de confirmación de reserva
  • Recordatorios de citas próximas (24 horas antes)
  • Envíos de formularios de clientes y aprobaciones de bocetos

Programa de referidos

Tu código de referido

  • Ve a Configuración → Referidos
  • Haz clic en “Generar mi código de referido” si aún no tienes uno
  • Comparte tu código único con otros tatuadores
  • Cuando se registren con tu código, ganarás comisión

Cómo funcionan las comisiones

  • Gana un 20 % de comisión cada mes que tu referido sea suscriptor activo
  • La comisión se aplica durante los primeros 6 meses de suscripción
  • Se paga mensualmente a través de tu cuenta de Stripe conectada
  • Controla todos los referidos y ganancias en Configuración → Referidos

Consejos para compartir

  • Compártelo con artistas de tu estudio o comunidad local
  • Publica tu código en historias de Instagram o en grupos de artistas
  • Los referidos tienen una ventana de atribución de 90 días: no tienen que registrarse de inmediato
  • Cuantos más artistas refieras, más ganarás de forma pasiva

Gestión del estudio

Configurar tu estudio

  • Disponible en el plan Studio: actualiza en Configuración → Facturación
  • Ve a Configuración → Studio para gestionar tu estudio
  • Añade artistas introduciendo su dirección de correo electrónico
  • Los artistas reciben una invitación y crean su propia cuenta de InkFlow

Cómo funciona el acceso al estudio

  • Como dueño del estudio, puedes ver los datos de todos los artistas
  • Cada artista solo ve sus propios clientes, reservas y mensajes
  • Los artistas en tu plan Studio heredan una cuenta de nivel Pro sin coste adicional
  • Roles: Propietario (acceso completo) y Artista (acceso individual)

Gestionar los artistas del estudio

  • Añade o elimina artistas en cualquier momento desde Configuración → Studio
  • Actualiza nombres para mostrar o detalles de los artistas según sea necesario
  • Todos los datos están aislados de forma segura: los artistas no pueden ver los clientes de los demás
  • Los propietarios del estudio pueden supervisar las reservas y los ingresos de todo el equipo

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