InkFlow Benutzerhandbuch

Alles, was du wissen musst, um InkFlow zu meistern und dein Tattoo-Business zu optimieren

Schnellnavigation

Erste Schritte

1. Profil vervollstaendigen

  • Gehe zu Einstellungen -> Profil
  • Fuege deinen Anzeigenamen, deine Bio und Kontaktinformationen hinzu
  • Dein Profilbild wird automatisch von deinem verbundenen Instagram-Konto uebernommen
  • Lege deine geschaeftliche E-Mail-Adresse fuer Kundenantworten fest

2. Instagram verbinden

  • Gehe zu Einstellungen → Instagram
  • Klicke auf „Instagram-Konto verbinden“
  • Melde dich mit deinem Instagram-Business-Konto an
  • Erteile InkFlow die erforderlichen Berechtigungen
  • Deine Instagram-DMs werden jetzt automatisch synchronisiert!

Wichtig: Du benötigst ein Instagram-Business- oder Creator-Konto, kein persönliches Konto.

3. Das Dashboard erkunden

  • Sieh deine Statistiken: neue Anfragen, Buchungen und Einnahmen
  • Aktuelle Kundennachrichten anzeigen
  • Bevorstehende Termine überprüfen
  • Ausstehende Anzahlungen überwachen

Instagram-Integration

So funktioniert die Instagram-Synchronisierung

  • InkFlow empfängt automatisch alle Instagram-DMs in Echtzeit
  • Kundennachrichten erscheinen sofort in deinem Posteingang
  • Du kannst direkt aus InkFlow heraus antworten
  • Der gesamte Gesprächsverlauf wird gespeichert und ist durchsuchbar

Nachrichten senden

  • Gehe zum Posteingang oder klicke auf einen Kunden
  • Tippe deine Nachricht in das Chat-Feld
  • Klicke auf Senden – die Nachricht geht direkt an Instagram
  • Wenn Instagram fehlschlägt, sendet InkFlow automatisch per E-Mail!

Instagram-Messaging-Fenster

  • 24-Stunden-Fenster: Standard-Messaging-Fenster für Kundenantworten
  • 7-Tage-Fenster: Erweitertes Messaging mit Human-Agent-Tag
  • Innerhalb von 7 Tagen: Alle Nachrichten werden per Instagram-DM gesendet
  • Nach 7 Tagen: Nachrichten werden automatisch per E-Mail weitergeleitet
  • Der E-Mail-Fallback ist nahtlos – Kunden merken den Unterschied nicht!

FAQ Auto-Antworten

Auto-Antworten einrichten

  • Gehe zu Einstellungen → FAQs
  • Klicke auf „Eine FAQ hinzufügen“
  • Schlüsselwörter hinzufügen (z. B. „Preis“, „Stundensatz“, „Kosten“)
  • Schreibe deine Antwortnachricht
  • Schalte „Aktiviert“ ein, um die Antwort zu aktivieren

So funktioniert es

  • Wenn ein Kunde dir mit einem Schlüsselwort schreibt, antwortet InkFlow sofort automatisch
  • Schlüsselwörter werden ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung abgeglichen
  • Funktioniert mit Wortgrenzen (keine Teilwörter werden abgeglichen)
  • Du kannst mehrere Schlüsselwörter pro FAQ hinzufügen
  • Ideal für Preise, Verfügbarkeit, Buchungsprozess usw.

Profi-Tipps

  • Verwende gängige Varianten: „Preis“, „Kosten“, „wie viel“, „Preise“
  • Halte die Antworten freundlich und gesprächig
  • Füge einen Handlungsaufruf ein: „Schreib mir für individuelle Angebote!“
  • Aktualisiere FAQs saisonal oder bei Preisänderungen

Kundenverwaltung

Kunden hinzufügen

  • Kunden werden automatisch hinzugefügt, wenn sie dir auf Instagram schreiben
  • Oder manuell hinzufügen: Gehe zu Kunden → Kunde hinzufügen
  • Gib Name, E-Mail, Telefon und Instagram-Handle ein
  • Notizen zu Designwünschen oder Allergien hinzufügen

Kundenprofile

  • Alle Nachrichten mit einem Kunden anzeigen
  • Buchungshistorie und bevorstehende Termine einsehen
  • Zahlungen und Anzahlungen verfolgen
  • Einwilligungsformulare, Intake-Formulare und Anzahlungsanfragen senden
  • Interne Notizen hinzufügen (für Kunden nicht sichtbar)

Kunden benachrichtigen

  • Öffne ein beliebiges Kundenprofil
  • Tippe deine Nachricht in das Chat-Feld
  • InkFlow versucht zuerst Instagram, dann E-Mail als Fallback
  • E-Mail-Antworten gehen direkt an deine geschäftliche E-Mail

Stammkunden-Kennzeichnung

  • Kunden, die erneut buchen, werden automatisch als Stammkunden markiert
  • Ein „Stammkunde“-Badge erscheint auf ihrem Profil und in deinem Posteingang
  • Nutze dies, um bevorzugten Wartelistenzugang oder VIP-Behandlung anzubieten
  • So erkennst und belohnst du treue Kunden auf einen Blick

Buchungen & Termine

Buchungen erstellen

  • Gehe zu Kalender → Neue Buchung
  • Wähle den Kunden aus (oder erstelle einen neuen)
  • Datum, Uhrzeit und Dauer auswählen
  • Sitzungsdetails und Preis hinzufügen
  • Anzahlungsbetrag festlegen, falls erforderlich
  • Buchungsbestätigung per Instagram oder E-Mail senden

Termine verwalten

  • Alle Buchungen in der Kalenderansicht anzeigen
  • Nach bevorstehenden, vergangenen oder allen Terminen filtern
  • Anzahlungen als bezahlt markieren, wenn sie eingehen
  • Buchungserinnerungen an Kunden senden
  • Bei Bedarf umbuchen oder stornieren

Buchungserinnerungen

  • InkFlow sendet automatische Erinnerungen per Instagram
  • Erinnerungen werden 24 Stunden vor dem Termin gesendet
  • Enthält Termindetails und deinen Standort
  • Fällt auf E-Mail zurück, wenn Instagram nicht verfügbar ist

Kalender-Feed (iCal)

  • Exportiere deine Buchungen in jede Kalender-App (Google, Apple, Outlook)
  • Gehe zu Einstellungen → Profil, um deine Kalender-Feed-URL zu finden
  • Kopiere den iCal-Link und abonniere ihn in deiner bevorzugten Kalender-App
  • Der Kalender synchronisiert sich automatisch, wenn Buchungen hinzugefügt oder geändert werden

Anzahlungen & Zahlungen

Anzahlungsanfragen senden

  • Eine Buchung erstellen – eine Anzahlungsaufforderung erscheint automatisch
  • Anzahlungsbetrag eingeben (Minimum 10 $)
  • Zahlungsmethode wählen: Stripe oder dein benutzerdefinierter Link
  • InkFlow sendet den Link per Instagram-DM oder E-Mail an deinen Kunden
  • Als bezahlt markieren, sobald du die Zahlung erhalten hast

Zahlungsmethoden

  • Option 1 – Stripe: Verbinde dein Stripe-Konto unter Einstellungen → Integrationen für automatische Checkout-Links
  • Option 2 – Benutzerdefinierter Link: Füge deinen Venmo-, Cash App-, PayPal- oder Zelle-Link unter Einstellungen → Integrationen hinzu
  • Du kannst beide konfigurieren und beim Senden jeder Anzahlung wählen, welche du verwendest
  • InkFlow sendet den ausgewählten Link an deinen Kunden

Benutzerdefinierten Zahlungslink einrichten

  • Gehe zu Einstellungen → Integrationen → Benutzerdefinierter Zahlungslink
  • Füge deine Zahlungsprofil-URL ein (z. B. venmo.com/u/deinname oder cash.app/$deinname)
  • Speichern – es erscheint nun als Option beim Senden von Anzahlungsanfragen
  • Der Kunde erhält deinen Link mit dem Anzahlungsbetrag in der Nachricht

Projektzahlungspläne

  • Für Mehrsitzungsprojekte: Gehe zu Projekte → Neues Projekt
  • Zahlungsplan einrichten (z. B. 3 Sitzungen, je 500 $)
  • Zahlungsanfragen für jede Sitzung per Stripe senden
  • Verfolgen, welche Zahlungen abgeschlossen sind

Stripe Connect

  • Verbinde dein eigenes Stripe-Konto über Einstellungen → Integrationen
  • Kunden zahlen sicher über Stripe – Gelder gehen direkt an dich
  • InkFlow erstellt einen Checkout-Link und sendet ihn automatisch per Instagram oder E-Mail
  • Auszahlungen und Transaktionshistorie im Stripe-Dashboard einsehen

Einwilligungs- & Intake-Formulare

Formulare erstellen

  • Gehe zu Einstellungen → Intake-Formular, um dein Intake-Formular anzupassen
  • Fragen hinzufügen oder entfernen, um deinen Prozess abzubilden
  • Mit deinem Studio-Namen und Geschäftsdaten anpassen
  • Als Standardvorlage speichern, um sie für alle Kunden wiederzuverwenden

Formulare an Kunden senden

  • Kundenprofil öffnen
  • Klicke auf „Einwilligungsformular senden“ oder „Intake-Formular senden“
  • InkFlow erstellt einen einzigartigen Link
  • Link wird per Instagram-DM oder E-Mail gesendet
  • Du wirst benachrichtigt, wenn der Kunde das Formular ausfüllt

Antworten anzeigen

  • Gehe zu Formulare → Einsendungen
  • Alle ausgefüllten Formulare anzeigen
  • PDFs für deine Unterlagen herunterladen
  • Formulare werden sicher gespeichert

Nachsorge-System

Nachsorge-Vorlagen einrichten

  • Gehe zu Einstellungen → Nachsorge-Vorlagen
  • Erstelle drei Nachrichtentypen:
  • • Sofort: Direkt nach der Sitzung gesendet
  • • Tag 3: Nachfrage nach 3 Tagen
  • • Tag 14: Fotoabfrage nach 2 Wochen
  • Anleitung für deinen Stil/Prozess anpassen

Nachsorge senden

  • Buchung erstellen oder bearbeiten
  • „Nachsorge aktivieren“ ankreuzen
  • Auswählen, welche Nachrichten gesendet werden sollen (sofort, Tag 3, Tag 14)
  • Nachsorge wird automatisch basierend auf dem Termindatum gesendet
  • Zuerst Instagram, E-Mail-Fallback nach 7 Tagen

Instagram + E-Mail-Fallback

  • Innerhalb von 7 Tagen: Per Instagram-DM gesendet (Human-Agent-Tag)
  • Nach 7 Tagen: Automatischer Wechsel zu E-Mail
  • E-Mail erscheint als „Dein Name via InkFlow“
  • Kundenantworten gehen direkt an deine geschäftliche E-Mail
  • Du verlierst nie den Kontakt zu deinen Kunden!

Wartelistenverwaltung

Kunden zur Warteliste hinzufügen

  • Gehe zu Warteliste → Zur Warteliste hinzufügen
  • Kunden auswählen
  • Benachrichtigungstyp wählen:
  • • Slot verfügbar: Bei einer Stornierung
  • • Prioritätszugang: VIP-Frühbucherzugang
  • Optionales verfügbares Datum/Uhrzeit hinzufügen

Wartelistenbenachrichtigungen senden

  • Wenn ein Slot frei wird, gehe zur Warteliste
  • Zu benachrichtigende Kunden auswählen
  • Klicke auf „Benachrichtigung senden“
  • Nachricht per Instagram oder E-Mail gesendet
  • Wer zuerst antwortet, bekommt den Slot!

Prioritätszugang verwalten

  • Stammkunden bevorzugte Buchung ermöglichen
  • Vor öffentlicher Ankündigung benachrichtigen
  • Loyalität aufbauen und Kalender schneller füllen

E-Mail-Fallback-System

So funktioniert der E-Mail-Fallback

  • InkFlow versucht immer zuerst Instagram-DM
  • Wenn Instagram fehlschlägt oder nicht verfügbar ist, wird automatisch eine E-Mail gesendet
  • E-Mail erscheint als: „Dein Name via InkFlow <info@inkflowtattoo.com>“
  • Antwort-An ist auf DEINE geschäftliche E-Mail gesetzt
  • Kundenantworten kommen direkt zu dir!

Wann der E-Mail-Fallback aktiviert wird

  • Instagram-Verbindungsprobleme
  • Kunde hat dir noch nicht zuerst geschrieben (keine Absender-ID)
  • Außerhalb des 24-Stunden-Messaging-Fensters
  • Nachsorgenachrichten nach 7 Tagen
  • Kunde hat keinen Instagram-Handle, aber eine E-Mail-Adresse

Vorteile

  • Nie den Kontakt zu Kunden verlieren
  • Professionelles E-Mail-Erscheinungsbild
  • Kunden können direkt antworten
  • Funktioniert für Anzahlungen, Zahlungen, Warteliste und Nachrichten
  • Nahtlos – Kunden merken den Unterschied nicht!

Posteingang & Nachrichten

Posteingang verwalten

  • Alle Instagram-DMs erscheinen im Posteingang
  • Echtzeit-Updates – kein Aktualisieren erforderlich
  • Nach Neu, Kontaktiert, Gebucht filtern
  • Nach bestimmten Kunden oder Nachrichten suchen
  • Anfragen als kontaktiert oder gebucht markieren

Anfrage-Workflow

  • Neue DM eingetroffen → Erscheint als „Neu“-Anfrage
  • Auf Kunden antworten → Automatisch als „Kontaktiert“ markiert
  • Buchung erstellen → Automatisch als „Gebucht“ markiert
  • Konversionsraten und Antwortzeiten verfolgen

Nachrichtenfunktionen

  • Vollständigen Gesprächsverlauf anzeigen
  • Kundeninfo-Seitenleiste anzeigen
  • Schnellaktionen: Formular senden, Anzahlung anfordern, Termin buchen
  • Anfragen direkt aus dem Posteingang als Kontaktiert oder Gebucht markieren

Einstellungen & Anpassung

Profileinstellungen

  • Anzeigenamen und Bio aktualisieren
  • Geschäftliche E-Mail und Telefon festlegen
  • Profilbild wird automatisch von deinem verbundenen Instagram-Konto übernommen
  • Benachrichtigungseinstellungen konfigurieren

Instagram-Einstellungen

  • Instagram verbinden/trennen
  • Verbindungsstatus anzeigen
  • Zugriffstoken bei Bedarf aktualisieren
  • DM-Funktionalität testen

Unternehmenseinstellungen

  • Zeitzone für genaue Terminzeiten festlegen
  • Geschäftsadresse hinzufügen (in Buchungserinnerungen enthalten)
  • Kalender-Feed-URL kopieren, um über Google, Apple oder Outlook zu abonnieren
  • Nachsorge-Vorlagen unter Einstellungen → Nachsorge-Vorlagen verwalten

Benachrichtigungseinstellungen

  • E-Mail-Benachrichtigungen für neue Anfragen und Buchungsaktualisierungen
  • Push-Benachrichtigungen für neue DMs und Buchungserinnerungen
  • Web-Push unter Einstellungen → Push-Benachrichtigungen aktivieren
  • iOS-Nutzer: InkFlow als PWA installieren für vollständige Push-Benachrichtigungsunterstützung
  • Pro-Ereignis-Einstellungen unter Benachrichtigungseinstellungen konfigurieren

Profi-Tipps & Best Practices

Konversionen maximieren

  • Für beste Ergebnisse innerhalb 1 Stunde auf Anfragen antworten
  • FAQ-Auto-Antworten für sofortige Interaktion nutzen
  • Intake-Formulare früh senden, um Leads zu qualifizieren
  • Anzahlungen anfordern, um Buchungen zu sichern
  • Mit Nachsorge nachfassen, um Loyalität aufzubauen

Organisiert bleiben

  • Detaillierte Notizen zu Kundenprofilen hinzufügen
  • Stammkunden-Kennzeichnung nutzen, um treue und VIP-Kunden zu identifizieren
  • Kalender in Echtzeit aktualisieren
  • Täglich Zeit einplanen, um den Posteingang zu überprüfen
  • Anfragen als Kontaktiert oder Gebucht markieren, um die Pipeline zu verfolgen

Marke aufbauen

  • FAQ-Auto-Antworten an die Stimme deiner Marke anpassen
  • Konsistente Kommunikation an allen Berührungspunkten
  • Neue Kunden zu deinem Instagram weiterleiten – InkFlow erledigt den Rest
  • Kundenstimmen und verheilte Arbeiten teilen, um dein Portfolio zu vergrößern
  • Warteliste nutzen, um Nachfrage zu erzeugen und Stornierungen schnell zu füllen

Häufige Fehler vermeiden

  • Nicht vergessen, Nachsorge für Buchungen zu aktivieren
  • Immer E-Mail-Adressen der Kunden verifizieren
  • Zahlungslinks vor dem Senden testen
  • Instagram verbunden halten (monatlich prüfen)
  • Kundendaten regelmäßig sichern

Skizzen-Freigabe

Skizzen hochladen

  • Gehe zu Skizzen → Neue Skizze
  • Kunden auswählen und Designdatei(en) hochladen
  • Notizen oder Anweisungen für den Kunden hinzufügen
  • Als Entwurf speichern, bis du bereit bist, ihn zu teilen

Zur Genehmigung senden

  • Skizze öffnen und auf „An Kunden senden“ klicken
  • InkFlow erstellt einen einzigartigen öffentlichen Ansichtslink
  • Link wird per Instagram-DM oder E-Mail gesendet
  • Kunde kann die Skizze ohne Konto anzeigen
  • Du wirst benachrichtigt, wenn der Kunde antwortet

Status verfolgen

  • Skizzen durchlaufen: Entwurf → Gesendet → Genehmigt / Überarbeitung angefordert
  • Alle Skizzen und ihren Status auf der Skizzen-Seite anzeigen
  • Genehmigte Skizzen werden im Kundenprofil gespeichert
  • Überarbeitungsanfragen enthalten Kundenfeedback-Notizen

Portfolio & Projekte

Mehrsitzungsprojekte

  • Gehe zu Projekte → Neues Projekt, um zusammenhängende Sitzungen zu gruppieren
  • Jede Sitzung mit Datum, Preis und Dauer hinzufügen
  • Zahlungsstatus pro Sitzung verfolgen
  • Ideal für große Werke, Ärmel oder Rückenwerke über mehrere Besuche hinweg

Portfolio aufbauen

  • Gehe zu Portfolio, um deine Galerie abgeschlossener Arbeiten anzusehen
  • Verheilte oder fertige Fotos hochladen, um deinen Stil zu präsentieren
  • Fotos können manuell hinzugefügt oder automatisch über Nachsorge gesammelt werden
  • Wenn ein Kunde ein verheiltes Foto über Nachsorge einreicht, kannst du es für dein Portfolio genehmigen

Automatisch aus Nachsorge hinzufügen

  • „Foto anfordern“ in deiner Tag-14-Nachsorge-Vorlage aktivieren
  • Kunden erhalten automatisch eine Nachricht mit der Bitte um verheilte Fotos
  • Genehmigte Fotos werden direkt deinem Portfolio hinzugefügt
  • Kein manuelles Hochladen nötig – es geschieht automatisch

Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen aktivieren

  • Gehe zu Einstellungen → Push-Benachrichtigungen
  • Klicke auf „Push-Benachrichtigungen aktivieren“
  • Browser-Berechtigung erteilen, wenn gefragt
  • Benachrichtigungen funktionieren auf Desktop- und Android-Browsern

iOS (iPhone/iPad) Support

  • InkFlow in Safari auf iPhone oder iPad öffnen
  • Auf Teilen tippen, dann „Zum Home-Bildschirm hinzufügen“
  • InkFlow über das Home-Bildschirm-Symbol öffnen (nicht Safari)
  • Gehe zu Einstellungen → Push-Benachrichtigungen und aktiviere sie
  • Du erhältst jetzt Push-Benachrichtigungen wie eine native App

iOS-Push-Benachrichtigungen erfordern, dass InkFlow als PWA über Safaris Option „Zum Home-Bildschirm hinzufügen“ installiert ist.

Worüber du benachrichtigt wirst

  • Neue Instagram-DMs und Anfragen
  • Buchungsbestätigungsanfragen
  • Bevorstehende Terminerinnerungen (24 Stunden vorher)
  • Formulareinreichungen von Kunden und Skizzen-Genehmigungen

Empfehlungsprogramm

Dein Empfehlungscode

  • Gehe zu Einstellungen → Empfehlungen
  • Klicke auf „Meinen Empfehlungscode generieren“, wenn du noch keinen hast
  • Teile deinen einzigartigen Code mit anderen Tattoo-Künstlern
  • Wenn sie sich mit deinem Code anmelden, verdienst du Provision

So funktionieren Provisionen

  • Verdiene 20 % Provision für jeden Monat, in dem dein Empfehlungspartner aktiver Abonnent ist
  • Provision läuft für die ersten 6 Monate des Abonnements
  • Monatliche Auszahlung über dein verbundenes Stripe-Konto
  • Alle Empfehlungen und Einnahmen unter Einstellungen → Empfehlungen verfolgen

Tipps zum Teilen

  • Mit Künstlern in deinem Studio oder deiner lokalen Community teilen
  • Code in Instagram-Stories oder Künstlergruppen posten
  • Empfehlungen haben ein 90-Tage-Attributionsfenster – sie müssen sich nicht sofort anmelden
  • Je mehr Künstler du empfiehlst, desto mehr verdienst du passiv

Studio-Verwaltung

Studio einrichten

  • Verfügbar im Studio-Plan – upgraden über Einstellungen → Abrechnung
  • Gehe zu Einstellungen → Studio, um dein Studio zu verwalten
  • Künstler durch Eingabe ihrer E-Mail-Adresse hinzufügen
  • Künstler erhalten eine Einladung und erstellen ihr eigenes InkFlow-Konto

So funktioniert der Studio-Zugriff

  • Als Studio-Inhaber kannst du die Daten aller Künstler einsehen
  • Jeder Künstler sieht nur seine eigenen Kunden, Buchungen und Nachrichten
  • Künstler in deinem Studio-Plan erhalten ein Pro-Level-Konto ohne zusätzliche Kosten
  • Rollen: Inhaber (vollständiger Zugriff) und Künstler (individueller Zugriff)

Studio-Künstler verwalten

  • Künstler jederzeit unter Einstellungen → Studio hinzufügen oder entfernen
  • Anzeigenamen oder Details von Künstlern bei Bedarf aktualisieren
  • Alle Daten sind sicher isoliert – Künstler können die Kunden der anderen nicht einsehen
  • Studio-Inhaber können Buchungen und Einnahmen im gesamten Team überwachen

Hilfe benoetigt?

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